Organización de Eventos
Definición : actividad generada por una empresa, institución o particular, que persigue un objetivo determinado y para su cumplimiento se deben planificar, coordinar y dirigir acciones en forma integral a través de recursos humanos, recursos materiales, tecnológicos y económicos.
Tipos :
Planeamiento
Etapa estructural
Investigación : recopilación de información de eventos que el cliente haya realizado, información
coyuntural de relevancia. Por medio de entrevista, encuesta, Internet, etc.
Diagnóstico de la situación: evaluación de la información.
Toma de decisión: de la realización del evento y sus características.
Elección del tipo de plan: corto, largo, mediano plazo, coyuntural.
Fijación de objetivos: fines a alcanzar en el transcurso del evento.
Selección de públicos: a quienes estará dirigida la actividad. Clasificación y segmentación.
Etapa logística
Determinación de acciones: establecimiento de las actividades a desarrollar en el evento y medios a utilizar.
Presupuest o: recursos económicos. Ingresos y egresos.
Calendarización de actividades : fijación (en papel) de las fechas y plazos para realizar cada una de las acciones.
Timing : horarios de cada actividad durante el pre evento, el evento y el post-evento.
Etapa estratégica
Puesta en marcha del plan : día del evento
Información y comunicación : durante el evento con todas las personas necesarias para poder ir amoldando todo a las eventualidades.
Evaluación : control del desarrollo de las actividades según lo planificado.
Corrección : de los desvíos que pudieran surgir.
La sede
Es el lugar de celebración del evento. Se debe considerar: número de participantes, tipo de evento, medios disponibles, accesibilidad, tamaño y forma, etc.
Recursos necesarios
Materiales, audiovisuales, de papelería, humanos y económicos.
Difusión del evento
Auspicios, prensa, publicidad, relaciones públicas.
Entrevista
Siempre se debe hablar con el cliente para comprender mejor que quiere de nosotros y dejar las cosas claras. De esta reunión se deben extraer datos como: el tipo de evento, el alcance, tipo de público, fecha, preferencias del lugar, presupuesto, si hay eventos parecidos realizados por la competencia, los objetivos, los datos de contacto, etc.
Brief
Documento escrito de la propuesta que resume toda la información esencial, los datos y detalles que se necesitan sobre el evento. Incluye:
Calendarización
Se grafican cronológicamente las acciones y sus procesos para determinarles el tiempo en el que deben ser realizadas.
Check list
Lista de absolutamente todos los recursos materiales y humanos que van a ser necesarios para el evento.
Timing
Es ponerle hora a cada una de las acciones que se realizarán en el día del evento, ya sea pre evento, evento o post evento.
Organización de reuniones* – Juan Manuel Blanco-
*Por reuniones se entiende convenciones, congresos y seminarios.
Proceso administrativo de organización de reuniones
Previsión
Es la anticipación de acontecimientos y situaciones futuras, para poder hacer planes y poder actuar. Es la base de la planeación.
Principio : la previsión nunca alcanza una certeza completa, siempre existe el factor riesgo. Para disminuirlo deben estar basados en hechos más que en opiniones.
Objetivos: aquello hacia lo cual se dirigen las acciones. Su fijación debe ser clara y definitiva, se deben definir, entender y aceptar claramente.
Generales: están por encima de los otros y abarcan de forma más amplia los intereses fundamentales del cliente. Pueden ser:
Educativos: mantiene los requerimientos profesionales o políticos del cliente, mediante la reunión de un programa de actualización y/o capacitación continua.
Informativo: mantiene a través de la reunión una continua comunicación actualizada con técnicas, conceptos, procesos, etc que afecten de forma general o particular la profesión o el trabajo del individuo y los intereses de la empresa.
Motivacionales: mantiene durante la reunión un estado mental positivo hacia la empresa por parte de los trabajadores. Reconocer con estímulos las acciones sobresalientes de los individuos que contribuyen al bienestar.
Particulares : los intereses varían según el punto de vista o el organizador de la reunión y el de los asistentes.
Investigación : tiene como fin determinar los medios y condiciones idóneas para satisfacer y alcanzar los objetivos.
Historia, análisis y evaluación de reuniones previas : mostrará conceptos y criterios que permitirán establecer reglas y paramentos dentro de los cuales se deberá regir la conducta de las asociaciones del evento.
Fuentes: registros contables, administrativos, memoria, entrevistas, encuestas.
Se puede anticipar: tipo de sede, fecha, asistencia, objetivos, programas, promoción, registro.
Investigación y análisis de factores presentes y futuros:
Factores internos : Aquellos elementos que, por política o decisión interna de la empresa, influirán en el proceso administrativo de la reunión por celebrarse. Ej: presupuesto, objetivos.
Factores externos : todos aquellos recursos que, fuera de la capacidad de control de la empresa, se deberán tener en cuenta debido a que influirán en el proceso administrativo de la reunión. Ej: sede, hospedaje, vías de comunicación, clima, infraestructura turística, fecha, etc.
Planeación
Es la determinación del camino que se tomará y lo que se hará conjuntamente con las acciones cronológicas de trabajo para lograr los objetivos señalados.
Principios de precisión : debe ser precisa y detallada, pues regirá acciones concretas.
de flexibilidad : debe dejar un margen de flexibilidad sujeto a cambios imprevistos y fuera de control.
de unidad : diseñar una planeación para cada acción u coordinar todos entre si.
Reglas: son dictámenes superiores que se establecen, los cuales no están sujetos a discusión, cambio o alteración, son determinados por la alta gerencia y van de acuerdo con las situaciones y condiciones del momento.
Políticas: son principios generales que sirven para orientar la reunión, así como para formular, interpretar y suplir las normas concretas, en esencia, son los objetivos de acción. Constituyen uno de los medios básicos para delegar autoridad.
- se deben establecer claramente y por escrito
- se deben difundir en todos los niveles donde serán aplicados
- se deben coordinar e interpretar adecuadamente
- se deben revisar y modificar periódicamente
Procedimientos : señalan la secuencia cronológica más eficaz para obtener los mejores resultados en cada función concreta. Son la división funcional de cada acto por realizar,
- se deben fijar por escrito y de preferencia gráficamente
- se deben revisar periódicamente para eliminar tanto la rutina (defecto) como la super especialización (exceso)
- se debe evitar la duplicación innecesaria
Programa general de trabajo : son aquellos planes que establecen objetivos, secuencia de acciones y tiempo para realizarlas. En este se deberá verter, a modo de borrador, toda acción posible que de alguna manera se manifestará, en mayor o menor grado, y que influirá o afectará la reunión. Se agruparán de forma lógica diversas acciones que, por sus características y objetivos, deben estar vinculadas. Se agruparan bajo una serie de subtítulos que permitan identificar a aquellas en el logro de un objetivo específico. Sujetas a la magnitud del evento, el número de asistentes, la cantidad de colaboradores, los recursos económicos y al conocimiento y profesionalismo del comité organizador, la realización y cumplimiento de las acciones agrupadas bajo diversos títulos serán ejecutadas por los subcomités correspondientes. Es importante que es dicha etapa se agrupen y ubiquen de modo congruente las acciones por desarrollar y que se hagan cronológicamente, en cuanto al seguimiento por aplicar y al calendario por ejercer, sin embargo a veces una acción se podrá ejercer solo hasta que otra se haya realizado. El señalamiento gráfico de las diversas acciones sirve para indicar acciones de fechas críticas, las cuales deben vigilarse.
Presupuesto : cuantificar económicamente lo que cada acción representará. Es la acción más significativa y determinante del éxito o fracaso de una reunión. Determina con la máxima exactitud posible, el capital o inversión requerida para realizar la reunión y debe ser considerar la recuperación de esta inversión mediante los diversos recursos disponibles.
Clasificación: de egresos e ingresos
de tiempo, espacio y productos.
de gato capital.
de efectivo.
de balance.
Tipos : Reuniones sujetas a presupuestos: lo establece en la empresa en la distribución anula de presupuesto., por lo que el programa general de trabajo se somete al presupuesto establecido.
Presupuestos sujetos a una reunión: El programa general de trabajo señalará en su cuantificación el presupuesto requerido para ejercerlo.
Elaboración : Egresos (fijos y variables)
Ingresos: Cuotas de inscripción o registro: las políticas y tradiciones que se den a este respecto se deben tener en cuenta, mientras que la estimación y valoración ha de manejarse con sumo cuidado, pues un exceso en su fijación puede restar asistencia.
Cuotas de acompañantes : un estudio detallado de lo que representa la presencia de un acompañante, en cuanto a egresos o inversión, se debe considerar para establecer una cuota correspondiente del acompañante.
Cuotas especiales : su aplicación se debe analizar cuidadosamente, ya que un gran exceso de ingresos puede restar la asistencia o generar descontento general en la reunión.
Subsidios o contribuciones : cuyo uso represente una disminución en los ingresos presupuestados.
Patrocinios : una organización pública o privada asume la responsabilidad directa, total o parcial, del plan general de trabajo.
Exposiciones
Negociaciones : Son importantes y valiosas en cuanto a la elaboración del presupuesto. Se debe tener en cuenta que todo es negociable, todo debe ponerse por escrito, no debe avergonzarnos preguntar, no se debe abusar, conocer de antemano el potencial económico que presenta la reunión. Debe beneficiar a ambas partes.
Cuotas de inscripción o registro : es el pago que efectúa una persona asistente a la reunión, pare recibir a cambio una serie de beneficios y servicios materiales, sociales o profesionales. Pueden representar hasta el 100% de los ingresos para cubrir los gastos y hasta incluso dejar ganancia.
Todo incluido : abarca todo gasto posible, excepto los personales.
Limitadas : incluyen sólo materiales y sesiones de trabajo, con posiblemente uno o dos eventos de carácter social.
Extralimitadas : solo incluyen el derecho a asistir a las sesiones de trabajo y posiblemente algunos elementos materiales.
Especiales : se aplican a los acompañantes.
Determinación : e. variables + e. fijos + contingencias = cuotas de registro
delegados efectivos
Organización
Se relaciona con la forma de celebrar la reunión. Es el modo de hacer las cosas.
Principios : de especialización: la división limitada y concreta de acciones por desarrollar rinde mayor eficacia y destreza.
De unidad de mando : para cada función debe existir un solo jefe. Para establecer orden y eficiencia, es imperativo delegar la unidad de mando.
De equilibrio de autoridad-responsabilidad : para cada nivel jerárquico se establece y precisa el grado de responsabilidad de sus acciones y, al mismo tiempo, la autoridad correspondiente. La autoridad se ejerce desde arriba hacia abajo, mientras que la responsabilidad va en línea ascendente.
De equilibrio de dirección-control : en cada grado de delegación se deben establecer los controles adecuados para asegurar la unidad de mando y de acciones. La autoridad se delega mientras que la responsabilidad se comparte.
Funciones, reglas y técnicas : con la separación, clasificación y agrupación de accione se inicia la primera etapa de la división de funciones y están sujetas a factores como:
- La importancia numérica de los asistentes a la reunión.
- Programa general de trabajo, técnico, social y de acompañantes
- Recursos humanos disponibles.
- Recursos económicos.
Por otra parte se deben escribir todas las funciones y acciones que el plan general de trabajo contiene en relación a la reunión, considerar cualquier otra acción o función que no se incluya en dicho plan, ampliar la lista de modo que abarque las funciones y acciones en los niveles jerárquicos inferiores, integrar de acuerdo a sus características, acciones y funciones de grupos, definir las funciones de forma sencilla.
Unidad de organización : se forma de acuerdo con las funciones que se desarrollarán en cada línea básica. Se debe terne en cuenta el trabajo que se debe realizar, las personas específicas de que se debe disponer, los lugares en que dicho trabajo se debe ejercer. Ej. Comité de honor, subcomité.
Sistemas de organización : son los medios técnicos con los que se efectúa la organización.
Organización lineal o militar : la autoridad y la responsabilidad correlativa se transmiten íntegramente por una sola línea para cada persona o grupo, de quien da las órdenes a quien las recibe.
Ventajas: es sencilla y clara, no hay conflicto de autoridad, ni fuga de responsabilidad, rapidez de acción, firme disciplina, fácil y tl en la realización.
Desventajas : carece de flexibilidad, se presta a la arbitrariedad, la organización descansa en los hombres y no en la institución, no estimula la especialización.
Organización funcional o de Taylor : basada en funciones, actividades o especialidades de la autoridad correspondiente.
Ventajas: mayor capacidad de especialidad de los jefes, mayor eficiencia, simplificación de trabajos complejos y difíciles, fácil de entender y accionar, adaptación rápida en el cambiose procesos.
Desventajas: definición de áreas de responsabilidad y autoridad en acciones comunes a varias personas, frecuente duplicidad de mando, fugas de responsabilidad, quebrantamientos de disciplina y conflictos.
Organización lineal y de staff : permite aprovechar las ventajas de los dos sistemas anteriores. De la organización lineal conserva la autoridad y la responsabilidad y de la organización funcional la asesoría y servicio de técnicos o cuerpos especializados para la función.
Desventajas: se confunden los campos de autoridad lineal y del staff, los jefes de línea tratan de nulificar a los del staff, al considerarlos intrusos y teóricos, el personal de staff estima que el de línea es incompetente y limitado de visión, las recomendaciones del ejecutivo staff a veces son mal interpretadas por los de línea.
Organigramas : indican gráficamente como esta constituida la organización.
Utilidad : muestra división de funciones o acciones, niveles jerárquicos, líneas de autoridad y responsabilidad, canales formales de comunicación, la naturaleza lineal o del staff del departamento, los responsables de cada sección, la relación que existe entre las diversas secciones.
Requisitos : deben ser claros y limitados al número de cuadros necesarios, deben incluir los puestos de responsabilidad directa, deben contener nombres de funciones no necesariamente de personas, deben representar el número mas limitado de elementos de la organización.
Tipos : Vertical: cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior, ligado a aquél por líneas que presentan la comunicación de responsabilidad.
Ventajas: es el más utilizado, es fácil de entender y establece objetivamente la jerarquía de los puestos.
Desventajas: al término de tres o cuatro niveles es necesario elaborar organigramas individuales APRA todos los niveles subsecuentes.
Horizontal : contiene los mismos elementos que el vertical, pero el máximo de jerarquía se inicia en el extremo izquierdo y funciona hacia la derecha.
Ventajas : la forma general de la lectura, disminuye la triangulación, indica mejor la magnitud de los niveles de autoridad formal.
Desventajas : no se usa
Circular : serie de círculos concéntricos, en la que el del centro es la autoridad máxima de la organización. Los círculos subsecuentes muestran los niveles jerárquicos de la organización, asó como el canal de comunicación de autoridad y responsabilidad.
Ventajas : señala adecuadamente la importancia de los niveles jerárquicos, elimina o disminuye visualmente la idea del status jerárquico, permite colocar más puestos en el mismo nivel.
Desventajas : difícil de leer, limita la colocación que ocupa un solo ejecutivo de acción.
Niveles jerárquicos : el grado de autoridad y responsabilidad que se delega en cada nivel determina el nivel de jerarquía de cada puesto.
Centralización y descentralización : no estamos de acuerdo con la total centralización o descentralización. La problemática de este tema es el grado en que se deben o no centralizar la autoridad y las responsabilidades. El grado en que conviene centralizar o descentralizar depende de varios factores: las características de la reunión, la inversión económica que representa la reunión, la confianza y el reconocimiento profesional de las personas que ejercerán las acciones cuya inversión es significativa, los controles de supervisión que se pueden establecer.
Definición de funciones y obligaciones : en el organigrama se debe incluir una definición precisa, clara e inequívoca para cada puesto y nivel jerárquico. Debe delinear claramente las funciones, obligaciones y autoridades que esa unidad o parte del quipo se responsabiliza a cumplir. Es recomendable elaborar manuales o instructivos de las responsabilidades, obligaciones y autoridad que el personal ejerce en cada puesto.
Integración
Es la selección de los elementos integrados para formar parte del comité organizador, en sus diversos niveles, la determina la alta gerencia o directiva de la asociación. La selección del equipo e debe basar en los conocimientos, capacidad, experiencia y profesionalismo comprobados de cada colaborador.
Consideraciones generales: sujetos al tipo de reunión, magnitud, destino, duración, tipo de evento y programa que lo integren se determinarán el tamaño y la extensión del comité organizador. Un comité o subcomité puede atender diversas acciones cuyas interacciones sean similares.
Consideraciones específicas : es un grave error tratar de integrar a familiares, amigos o recomendados en los comités de trabajo de una reunión.
Comités de honor : es costumbre constituirlo por un numero limitado de personalidades, publicas o privadas. Vale la pena reflexionar y determinar si la inclusión de estas prestigiadas personas obedece verdaderamente al reconocimiento profesional que se desea otorgar al individuo u organización que representa, u obedece sólo a intereses cuestionables. Su inclusión no es garantía de éxito. La inclusión debe manifestarse una vez que se ha confirmado la asistencia. El comité de honor no es comité de trabajo, ni deben involucrarse en el diario quehacer de la reunión. Preveer la atención que dichas personas ameritan.
Comité organizador : es un organismo de trabajo y de acción, es el que ejecutará, accionará y pondrá en movimiento el plan de acción elaborado con anticipación.
Presidencia : ocupada por el más lato ejecutivo de una empresa. Atiende las decisiones acerca de la integración de su equipo de trabajo.
Vicepresidente ejecutivo : es y debe ser el OPR.
Vicepresidente de finanzas : es el tesorero, debe tener amplios conocimientos en finanzas.
Presidente del comité : persona cuya capacidad permita ejercer las responsabilidades que asume cada comité.
Gerentes de subcomités : encargado de atender áreas específicas, pero interrelacionadas, las cuales se encuentran enmarcadas dentro del funciograma del comité correspondiente.
Reuniones del comité organizador : debe haber una continua comunicación en todos los niveles, por lo que se deben programar las reuniones con antelación
Delegación de acciones : Consideraciones: detectar a su debido tiempo las limitaciones de los recursos humanos y materiales con que se cuenta. La necesidad de recurrir externamente a los servicios profesionales de las diversas ramas se determinara de acuerdo al tipo de evento, el programa, la magnitud del evento y los recursos económicos.
Agencia de viajes : mayoristas: preparan diversos planes de excursiones de turismo y los comercializan por medio de otras agencias.
Minoristas: comercializan para el público consumidor las excursiones y programas ya elaborados.
De exportación: por zonas geográficas
De turismo receptivo: cuentan con personal y los medios necesarios para atender a los turistas extranjeros.
De viajes especializados: en un tipo de turismo específico, Ej. Viajes de egresados.
Puede encargarse de: el hospedaje, el transporte aéreo y terrestre, ya sea masivo o individual, los programas recreativos, etc.
Servicios profesionales y recursos humanos : para la atención de múltiples funciones y actividades. Ej: secretarias, traductores, etc.
Servicios técnicos profesionales : Ej: cabinas y equipos de recepción para interpretación simultanea, pantallas, proyectores, coordinadores artísticos y teatrales, contratistas de exposiciones, escenografias y diversos, diseñadores gráficos, ambientación, fotocopiadoras, computadores, materiales de oficina.
Dirección
Es la función ejecutiva que se ejerce mediante la delegación de autoridad y responsabilidad, por medio de eficaces canales de comunicación y con una supervisión tanto permanente como ágil para realizar de modo efectivo lo planeado.
Principios:
De la coordinación de intereses : coordinar intereses para que estos no se supriman o se pierdan y continúen subordinados al fin general establecido.
De las vías jerárquicas : el estricto apego al seguimiento de los niveles y canales jerárquicos establecidos debe se inviolable.
De resolución de conflictos : sin alterar la disciplina y con el mínimo disgusto de las partes en conflicto.
De aprovechamiento de conflictos : la experiencia adquirida de las resoluciones de coflictos se debe aprovechar para aplicarla en otros casos similares y para rectificar otras áreas de acción de la cuales surjan conflictos de la misma naturaleza.
Autoridad : facultad o derecho de ser obedecidos por todos.
Tipos : formal : es la que ejerce un jefe sobre sus subordinados. Constituye una cadena que recae, en última instancia, en la persona física o moral de quien se deriva toda autoridad, a su vez esta última es de dos tipos: lineal y funcional.
Operativa : aquella que no se ejerce directamente sobre las personas, sino para determinar o decidir ciertas acciones, se ejerce sobre los actos.
Técnica: es la que se tiene en razón del prestigio, capacidad, experiencia y conocimientos teóricos y prácticos que una persona posee.
Personal:
es surgida por el liderazgo.
Formas de mando: Ordenes : constituyen el ejercicio de la autoridad que transmite un superior a un inferior para actuar en una situación particular.
Planear la orden: verificar si la persona a la que va dirigida, el momento y la forma de darla es la adecuada.
Transmitir la orden: con claridad, decisión, objetividad, motivando, prestándole importancia.
Revisar el cumplimiento de la orden: por medio de informes, verificación personal, análisis.
Instrucciones : difieren de las órdenes pues no se refieren a una situación particular, sino a normas o procedimientos generales para ser aplicadas en circunstancias similares. Se deben transmitir por escrito.
Delegación de autoridad y responsabilidad : la autoridad se delega mientras que la responsabilidad se comparte. En la práctica ambas se comparten.
Beneficios : permite concentrarse en acciones de mayor importancia, aumenta la eficiencia administrativa, estimula y favorece la especialización, las decisiones tomadas suelen apegarse más a la realidad.
Desventajas : puede hacer perder el control, la unidad de mando y originar la falta de uniformidad y coordinación.
Tipos : general o concreta: según el grupo, división o particular a quien se dirija. Puede abarcar un concepto general de acciones diversas o una especifico.
Temporal o limitado : según el tiempo de realizar una acción.
Lineal, funcional o de staff : de acuerdo con el organigrama que para efectos de la reunión se haya elaborado.
Individual o colectiva : depende de si la delegación de autoridad y responsabilidad se da a una sola peroran o a un grupo.
Delegable o indelegable : si son compartibles en niveles inferiores, o si se asumen en su totalidad en el primer nivel.
Reglas: establecer controles apropiados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad, delegar en base a políticas que permitan al delegado ejercer su autoridad, evitar la delegación por ensayo, mayor delegación, mayor comunicación, la delegación debe ser gradual,
Sistema: delegación general : se delega al subordinado la autoridad y responsabilidad de decisiones acerca de las acciones de su comité y también se le indican las excepciones a esa autoridad como son:
Tiempo: las fechas no se pueden modificar ya que pueden afectar a otras acciones.
Monto económico: es hasta donde el delegado puede ejercer su autoridad
Función: determinación de las funciones y actividades que se ejercerán.
Delegación concreta : asume la responsabilidad y autoridad directa de acciones específicas de las cuales podrá tomar decisiones.
Comunicación : proceso por virtud del cual nuestros conocimientos, tendencias y sentimientos son conocidos y aceptados por otros: E -> C -> M -> R (Feedback)
Especies
: Formal o informal
: la formal lleva un contenido deseado u ordenado a través del canal indicado. La informal no lo requiere necesariamente.
Individual o colectiva: de acuerdo con el receptor.
Imperativa, inductiva o informativa: de acuerdo con lo obligatorio de la respuesta. La imperativa exige respuesta precisa, la inductiva espera algún tipo de acción, sin imponerla, y la tercera es simplemente informativa.
Oral, escrita o grafica: puede ocurrir que para diversos tipos de comunicación se utilicen los tres canales.
Vertical u horizontal: sujeta al tipo de línea de mando que muestre el organigrama.
Descendente o ascendente : cuando la comunicación es vertical se subdivide. Descendente son las políticas, reglas, instrucciones y ascendente los reportes, informes, etc.
Frecuencia
: es esencial para lograr los objetivos de una reunión.
Supervisión : ver que las cosas se hagan e la forma en que se ordenaron.
Importancia : permite verificar el cumplimiento de las acciones en cuanto a la calidad, fecha, hora lugar, etc.
Responsabilidad:
se debe ejercer en cada nivel de mando que tenga responsabilidad de acción y la deben ejercer los ejecutivos o jefes de los comités responsables.
Lista de comprobación como medio eficaz:
es la elaboración anticipada de la lista de comprobación para una serie e acciones que, por su complejidad y número de detalles se podrían olvidar.
Supervisón impromptu:
se ejerce fuera de horarios, fechas o programas establecidos. Es importante que al realizar este tipo de supervisión la peroran que la efectúa ese
consciente del avance que la acción supervisada debe mantener en el momento de la inspección.
Control
Es la recolección, análisis, evaluación y comparación de datos para el logro de las metas y objetivos preestablecidos. Permite medir o valorar los resultados de las diversas acciones ejercidas. Establecerá las referencias más importantes para la realización de reuniones futuras.
Control administrativo : vinculada con el principio de delegar responsabilidad y autoridad, a mayor delegación, mayor control.
Prototipos : no se puede ejercer el control sin establecer prototipos. Cuanto mas preciso y cuantitativos sean, resultaran más reales.
Carácter del control: se debe aplicar en aquellas acciones que por su importancia, inversión económica o influencia se imponen, y de la que se podrán obtener beneficios.
Reglas de control: - determinar que acciones ameritan control y que medios se aplicaran.
-establecer el sistema operativo y las formas de recolección y concentración de los datos.
-Integrar el equipo evaluador para la interpretación y valoración de acciones.
-Aprovechar los resultados para tomar medidas de corrección inmediatas.
Clasificación : medios de control personales: supervisión, revisión de operaciones, inspecciones.
Medios de control instrumentales : cuestionarios, encuestas.
Aplicación de los medios de control : dependerá de la experiencia, continuidad y éxito que la asociación o empresa haya tenido en la realización de sus eventos en el pasado.
Finanzas : por la importancia.
Asistencia o registro de delegados: información valiosa como registros anticipados o de última hora, distribución geográfica, promoción, etc.
Programas técnico, sociales y de esparcimiento
Planeación de eventos, formas, controles y actividades.
Lista de comprobación : resulta imposible y muy arriesgado confiarlo todo a la mente y ala memoria. Si bien no toda acción requiere una lista de comprobación, las más importantes si lo exigen, por lo cual se recomienda su empleo.
Aplicación de una lista de comprobación: cada tipo de reunión, por sus características, requerirá la elaboración de listas de comprobación tan amplias como la actividad lo amerite.
Áreas y etapas en que se usa una lista de comprobación : no existe límite para su empleo. Cada acción, etapa o evento requiere su propia lista de comprobación.
Importancia de su uso .
Formas de registro: es muy importante es la base de información práctica, aplicable a la reunión actual y a las próximas. Información básica: nombre completo, organización a la que pertenece, dirección, teléfono, categoría.
Montajes y diagramas : colocación fisica de mesas, presidium, etc. es importante que el comité organizador defina con claridad el tipo de sesión a realizar.
Tipos de montajes para sesiones de trabajo: Tipo teatro o auditorio:
Tipo escuela
Organización de eventos
1º parcial
Para ponernos en tema:
Evento: Actividad generada por una empresa, institución o particular, que persigue un objetivo determinado y para su cumplimiento se deben planificar, coordinar y dirigir acciones en forma integral a través de recursos humanos, materiales, tecnológicos y económicos.
Lo más importante es la empatía, ponerme en el lugar del otro.
Lo importante es planificar, ser maestros del detalle, trabajar en equipo, pensar el evento como un cuento con introducción, desarrollo y desenlace.
Tipos de evento:
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Empresariales |
Sociales |
Académicos/ culturales |
Deportivos |
Comerciales |
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Desayuno de trabajo |
Casamiento |
Vernissage |
Clínicas |
Feria |
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Cumpleaños |
Presentación libro |
Maratones |
Workshop |
|
|
Degustación |
Aniversario |
Conferencia |
Entrega de premios |
Showroom |
|
Lanzamiento |
Boda |
Homenaje |
Desfile |
|
|
Promociones |
Egreso |
Congreso |
Concursos |
Lanzamiento |
|
Presentaciones |
Inauguración |
Colaciones |
Viajes |
Espectáculo |
|
Inauguración |
Reunión familiar |
Entrega de premios |
Campeonatos |
Festival |
|
Concurso de arte, danza, etc. |
||||
|
Espectáculo de teatro, danza, etc. |
Planeamiento:
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Etapa estructural |
Etapa logística |
Etapa estratégica |
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Investigación preliminar |
Determinación de acciones y medios |
Puesta en marcha del plan |
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Tono de decisión |
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Fijación de objetivos |
Presupuesto |
Evaluación |
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|
Selección de públicos |
Calendarización de actividades |
Corrección |
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PRE- EVENTO |
EVENTO |
POST- EVENTO |
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Etapa estructural:
Etapa logística:
Etapa estratégica:
Brief:
1. Objetivo: Tipo e intención del evento, cantidad de participantes y alcance.
2. Publico objetivo: A quien se dirige el evento
3. Fecha, hora y lugar: Día, horario, duración y lugar.
4. Presupuesto: Dinero que se dispone y gastos
5. Contenido del programa: Timing del evento.
6. Actividades post- evento: Encuesta y entrega de certificados.
7. Datos de contacto: Datos del personal involucrado.
8. Información adicional
Buendía:
Etapa mecánica:
Etapa dinámica:
Etapa mecánica:
1) Previsión: Es elegir el mejor camino. Anticiparse para evitar o administrar riesgos.
Fijación de objetivos: Aquello hacia lo cual se dirigen las acciones/ meta.
1. Generales: Claro, medible, conciso, concreto.
2. Particulares: Uno es el evento
Investigación: Determinar los medios y condiciones idóneas para satisfacer y alcanzar los objetivos fijados.
1. Historia, análisis y evaluación
2. Registro contable, estadístico y administrativo
3. Memoria/ historia
4. Encuestas y entrevistas
Resultados anticipados:
1. Tipo de sede
2. Fecha de reunión
3. Asistencia
4. Objetivos
5. Programa
6. Promoción
7. Registro
2) Planeación: Se plantean las acciones, actividades, reglas y políticas a seguir para lograr los objetivos señalados.
Reglas: No están sujetas a discusión, vienen de arriba.
Políticas: Lineamientos, principios generales que vienen dados por la organización para tener coherencia con ellos.
Procedimientos: Curso de acción a seguir, secuencia cronológica.
Principio:
De precisión: Ser concreto, acciones concretas y detalladas, no puede ser ambiguo
De flexibilidad: Adaptación a los cambios posibles
De unidad: Coherencia, todo coordinado.
Programa general de trabajo: Tengo en cuenta los objetivos, establezco secuencias de acción y los tiempos para organizarlo. Debo separar las acciones por rubro y seleccionar los encargados de cada comité/ departamento.
Presupuesto: Debo tener en cuenta que puede llegar a haber ingresos (cuota de registro, sponsor, auspicios, subsidios, etc.) y egresos (fijos y variables). Existe también la posibilidad del canje que se usa mucho (se negocian favores económicos).
Flujo de efectivo: Liquidez que necesito para cubrir los costos anticipados.
Cuotas de registro:
Cuota especial:
Cuota fija:
Entrevista: Se plasma en un brief.
Brief: Documento escrito que contiene la información pertinente al evento. Es para que todos los involucrados manejen la misma información.
Calendarización: Proceso de actividad de algo. Es una grilla semanal o diaria donde se establece un tiempo para cada paso. Es la mejor forma de organizar el trabajo.
Timming: Es del día del evento, hora a hora.
Etapa dinámica:
1) Integración:
· Comite de honor, personalidades publicas o privadas
Reuniones de comité: Es para cierto nivel jerárquico. Se debe llevar una minuta, orden del día. Es la delegación de acciones y funciones.
Recursos humanos:
Técnicos/ Pro:
2) Dirección: Función de guiar y vigilar a los subordinados
Principios:
De coordinación de intereses: de cada comité para que no se anulen.
De las vías jerárquicas: Debe haber un estricto apego, inviolable.
De resolución de conflictos: Debe ser expedita, rápida y eficaz para resolverlos.
De aprovechamiento de conflictos: Tomar los resultados y aprovecharlos para el futuro.
Autoridad:
Formal: Superior, al que todos responden.
Operativa: Sobre las cosas, no sobre personas.
Técnica: El que sabe, con experiencia, prestigio. Al que se le pregunta.
Personal: Autoridad moral y social.
Delegación:
Tiene la ventaja de agilizar el trabajo, y aumentar la eficiencia y especialización
Tiene la desventaja de poder llegar a perder el control.
Supervisión: Que las cosas se hagan como se ordeno. En cuanto a calidad, fecha, hora, lugar, cantidad y condiciones.
3) Control: Análisis y evaluación para valorar los resultados. Más se delega, mas se debe controlar.
Prototipo: En lo que me baso al controlar, con lo que lo comparo.
Clasificación:
Personal: En personas. Supervisión, inspección y revisión. Reacción ante algo que no funciona. En el momento
Instrumental: Formularios, cuestionarios, encuestas. Se aplica en el futuro.
Organización:
Sistema de organización:
Lineal o militar: Autoridad y responsabilidad en forma descendente (una sola línea). No hay fuga de responsabilidades, es sencilla y clara. Tiene la desventaja de no ser flexible. No permite críticas o sugerencias.
Lineal y staff: Lineal en autoridad, los de staff son especialistas contratados. Tiene la ventaja de que por ser especialistas simplifican el trabajo. Y la desventaja de que no tienen autoridad.
Funcional o Taylor: Se basa en funciones. Su ventaja es que es flexible y que a mayor especialización mayor rendimiento, mayor eficacia. Su desventaja es que hay fuga de responsabilidades, duplicidad de mando.
Organigrama:
Vertical: Es la piramidal, militar, la mas común. Tiene la ventaja de ser fácil de leer, y que establece objetivamente las jerarquías. Su desventaja es que después del 4º nivel se debe hacer otro organigrama.
Horizontal: Va de izquierda a derecha. La desventaja es que complica su lectura.
Circular: Única autoridad jerárquica en el centro, da la idea de trabajo en equipo. Están todos en el mismo puesto, elimina la idea de status.
Creatividad. 6 sombreros para pensar:
La creatividad es imaginar las cosas cotidianas de manera distinta.
Una de las tantas formas de experimentar ideas creativas es aplicar la técnica de los 6 sombreros para pensar. Sirve para representar un papel y liberarnos de los condicionamientos. Se trata de interpretar la realidad desde diferentes representaciones mentales simbolizada por sombreros de diferentes colores:
Trabajo en equipo:
Es imposible pensar un evento sin trabajo en equipo sincronizado. El coordinador debe:
Preguntas y Respuestas entre Usuarios: