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Administración II
| Administración II | Resumen Cap. 10 | 2º Cuat. 2008 | Altillo.com |
UNIDAD V
Capítulo 10: La burocracia profesional
Henry Mintzberg
Las organizaciones pueden ser burocráticas sin ser centralizadas. Su trabajo es operativo es estable y conduce a comportamiento “predeterminado o predecible, en efecto estandarizado”. Pero también es complejo, y así debe ser controlado directamente por los operadores que lo efectúan. De esta forma, las organizaciones recurren al mecanismo coordinador que permite estandarización y especialización al mismo tiempo: estandarización de destrezas.
La estructura básica
El trabajo del núcleo operativo
La Burocracia profesional confía para la coordinación en la estandarización de destrezas y su parámetro de diseño asociado, capacitación y enseñanza. Contrata especialistas debidamente capacitados y enseñados, profesionales, para el núcleo operativo, y luego les da considerable control sobre su propio trabajo. El trabajo es altamente especializado en la dimensión horizontal, pero ampliado en la vertical.
Control sobre su propio trabajo significa que el profesional trabaja relativamente independiente de sus colegas, pero estrechamente con los clientes a los que atiende.
La mayor parte de la coordinación necesaria entre los profesionales es entonces manejada por la estandarización de destrezas y conocimiento.
La capacitación y el adoctrinamiento son un asunto complicado en la Burocracia Profesional. La capacitación inicial tiene lugar típicamente durante un periodo de años en una universidad o institución especial. La capacitación en el cargo también completa el proceso de enseñanza, que comenzó durante la enseñanza formal. Además a medida que se genera nuevo conocimiento y se desarrollan nuevas destrezas, el profesional aumenta el grado de su experiencia.
La naturaleza burocrática de la estructura
La estructura de estas organizaciones es esencialmente burocrática, su coordinación, como la de la burocracia mecánica, lograda por diseño, por normas que predeterminan lo que debe hacerse. Mientras que la burocracia mecánica genera sus propias normas, su tecnoestructura diseña las normas de trabajo para sus operadores y sus gerentes de línea las imponen, las normas de la burocracia profesional se originan generalmente afuera de su propia estructura, en las asociaciones autogobernadas a las que se unen sus operadores con sus colegas de otras burocracias profesionales. A diferencia de la burocracia mecánica que confía en la autoridad de naturaleza jerárquica, el poder del cargo, la burocracia profesional enfatiza la autoridad de naturaleza profesional, el poder del experto.
En la burocracia profesional es difícil confiar en las otras formas de estandarización, al igual que en la supervisión directa y el ajuste mutuo que impiden las estrechas relaciones del profesional con sus clientes.
El proceso de encasillamiento
Para entender cómo funciona la burocracia profesional en su núcleo operativo, es útil imaginarla como un repertorio de programas estándar (en efecto, el grupo de destrezas que el profesional esta listo a usar) que son aplicados a situaciones predeterminadas, llamadas contingencias, también estandarizadas. El proceso es a veces conocido como encasillamiento. El profesional tiene dos tareas básicas: clasificar la necesidad del cliente en términos de una contingencia, lo que indica que programa estándar usar, una tarea conocida como diagnóstico y aplicar, o ejecutar ese programa. Este proceso de encasillamiento permite a la burocracia profesional separar sus variadas tareas operativas y asignarlas a profesionales individuales, relativamente autónomos.
La burocracia mecánica es una estructura de un solo propósito; presentándole un estímulo, ejecuta su única secuencia estándar de programas. En la burocracia profesional, el diagnóstico es una tarea fundamental, pero esta circunscripto. La organización busca equiparar una contingencia predeterminada con un programa estándar. Un diagnóstico con extremo totalmente abierto, aquel que busca una solución creativa a un problema único, requiere una tercera configuración, lo que llamamos adhocracia. No existen contingencias o programas estándar en esa configuración.
Cabe aclarar, que a causa de que sus clientes son categorizados, o se categorizar ellos mismos en términos de los especialistas funcionales que los sirven, la estructura de la burocracia profesional se convierte al mimo tiempo en funcional y por cliente.
Centralización en el núcleo operativo
El núcleo operativo es la parte clave de la burocracia profesional. La única otra parte que es totalmente elaborada es el staff de apoyo, pero este esta muy concentrado en servir al núcleo operativo. A su vez, la tecnoestructura y la línea media de administración no están muy elaboradas en la burocracia profesional. Con poca necesidad de supervisión directa de los operadores o ajuste mutuo entre ellos, las unidades operativas pueden ser muy grandes, con pocos gerentes en el nivel de supervisión de contado, o, igualmente, por encima de ellos.
Figura 10.1
La descentralización en la burocracia profesional
La burocracia profesional es una estructura altamente descentralizada, tanto en la dimensión vertical como en la horizontal.
El poder de los profesionales deriva de que su trabajo no solo es demasiado complejo para ser supervisado por gerentes, o estandarizado por analistas, sino que sus servicios tienen típicamente gran demanda.
Los profesionales entran a organizaciones ya que pueden compartir recursos, incluyo servicios de apoyo, en una organización común, además pueden aprender unos de otros y para capacitar a nuevos reclutas. Por otro lado, los clientes a veces necesitan los servicios de más de uno de la misma clase, por lo que la unión de diferentes tipos de profesionales permite a los clientes ser transferidos entre ellos cuando el diagnóstico inicial prueba ser incorrecto o las necesidades del cliente cambian durante la ejecución.
La estructura administrativa
La burocracia profesional es una estructura altamente democrática, por lo menos para los profesionales del núcleo operativo. Los profesionales no solo controlan su propio trabajo, sino que también buscan control colectivo de las decisiones administrativas que los afectan. El control de estas decisiones requiere control de la línea media de la organización, lo que consiguen los profesionales asegurándose que este compuesta por los suyos. Los profesionales ejecutan por si mismos algo del trabajo administrativo.
La estructura administrativa misma confia en gran parte en el ajuste mutuo para coordinación. Así, los dispositivos de enlace, aunque no son comunes en el núcleo operativo, son parámetros de diseño importantes en la línea media. Abundan las fuerzas de tareas y especialmente las comisiones permanentes.
Figura 10.2
A causa del poder de sus operadores, las burocracias profesionales a veces son llamadas organizaciones “colegiadas”.
Hay constelaciones burocráticas mecánicas dentro de la burocracia profesional.
Lo que emerge frecuentemente en la burocracia profesional son jerarquías administrativas paralelas, una democrática y de abajo-arriba para los profesionales, y una segunda burocrática mecánica y de arriba-abajo para el staff de apoyo. En la jerarquía profesional, el poder reside en la pericia: se tiene influencia en virtud de los conocimientos y destrezas propios: una gran cantidad del poder permanece en la base de la jerarquía, con los operadores profesionales mismos. Esto igualmente no impide un orden entre ellos para reflejar la experiencia y pericia de los profesionales.
En contraste, en la jerarquía no profesional, el poder y el status en la parte administrativa: se saluda a los galones, no a los hombres. A diferencia del caso d la estructura profesional, aquí se debe practicar administración, una función no especializada de la organización, para adquirir status.
Figura 10.3
Los roles del administrador profesional
El administrador profesional pasa mucho tiempo manejando perturbaciones en la estructura. El proceso de encasillamiento es, en el mejor de los casos, imperfecto y conduce a toda clase de disputas jurisdiccionales entre los profesionales.
Los administradores profesionales, especialmente aquellos en los niveles superiores, sirven roles claves en los límites de la organización, entre los profesionales de adentro y las partes interesadas (gobiernos, asociaciones, clientes, etcétera) en el exterior. Se espera que los administradores protejan la autonomía de los profesionales, que los “aíslen” de las presiones externas. Además se espera que los administradores induzcan a estos extraños para que apoyen a la organización, tanto moral como financieramente.
El profesional se vuelve dependiente del administrador efectivo. El profesional puede hacer el trabajo administrativo el mismo, en cuyo caso tiene menos tiempo para practicar su profesión, o dejarlo a administradores, en cuyo caso debe de ceder algo de su poder de decisión.
El poder de estas estructuras fluye hacia aquellos profesionales que quieren dedicar esfuerzos a hacer trabajo administrativo en vez de profesional, especialmente aquellos que lo hacen bien. Por eso, debe acentuarse, no es el poder de dejar hacer: el administrativo profesional mantiene su poder mientras los profesionales consideren que sirve efectivamente a sus intereses. Los gerentes de la burocracia profesional pueden ser los más débiles dentro de los de las cinco configuraciones, pero están lejos de ser impotentes. Individualmente, son en general más poderosos que los profesionales individuales.
La formulación de estrategias en la burocracia profesional
La estrategia toma una forma diferente en estos tipos de organizaciones. La noción de estrategia, una sola pauta integrada de decisiones común a toda la organización, pierde mucho de su significado en la burocracia profesional. Las asociaciones profesionales y las instituciones de capacitación fuera de la organización tienen un rol importante en determinar las estrategias que sigue el profesional. Todas las organizaciones de una profesión dada exhiben estrategias similares, impuestas desde el exterior. Estas estrategias (que encargan de a que clientes servir y como) son inculcadas en los profesionales durante su capacitación formal y son modificadas a medida que emergen nuevas necesidades y a medida que os nuevos métodos desarrollados para tratar con estas ganan aceptación en las asociaciones profesionales.
Las estrategias de la burocracia profesional son en gran parte de los profesionales individuales dentro de la organización tanto como de las asociaciones profesionales fuera de ella. En gran parte, pero no completamente. Hay grados de libertad que permiten que cada organización dentro de la profesión adapte las estrategias básicas a sus propias necesidades e intereses.
Las propias estrategias de la burocracia profesional representaran el efecto acumulado a lo largo del tiempo de los proyectos, o “iniciativas” estratégicas que sus miembros fueran capaces de convencerla a emprender.
El rol del administrador profesional en todo esto dista de ser pasivo. El poder del administrador efectivo para influir sobre la estrategia va más allá de ayudar a los profesionales operativos. Todo buen administrador busca cambiar la organización a su manera, alterar sus estrategias para hacerla más efectiva. En la burocracia profesional, esto se traduce en una serie de iniciativas estratégicas que el administrador mismo quiere poner en práctica. Pero en estas estructuras el administrador no puede imponer su voluntad sobre los profesionales del núcleo operativo. Debe confiar en su poder informal y aplicarlo sutilmente.
Condiciones de la burocracia profesional
Esta tercera configuración aparece siempre que el núcleo operativo de una organización es dominado por trabajadores diestros, profesionales, que usan procedimientos difíciles de aprender, y sin embargo bien definidos. Esto significa un ambiente que es a la vez complejo y estable, lo suficientemente complejo para requerir el uso de procedimientos difíciles que pueden ser aprendidos solo en extensos programas de capacitación formal, y sin embargo lo suficientemente estable para permitir que estas destrezas se vuelvan bien definidas, en efecto, estandarizadas. Así, el ambiente es el factor situacional principal en el uso de la burocracia profesional.
El sistema técnico es un factor situacional importante solo por lo que no es en la burocracia profesional, ni altamente regulador, ni sofisticado ni automatizado. . Los operadores profesionales de esta configuración requieren considerable libertad en su trabajo. Son ellos los que sirven a los clientes, generalmente directa y personalmente. . En la forma pura de la de burocracia profesional, la tecnología de la organización (su base de conocimiento) es sofisticada, pero su sistema técnico (el grupo de instrumentos que usa para aplicar esa base de conocimiento) no lo es.
Así, el ejemplo principal de la burocracia profesional es la organización de servicio personal., por lo menos la que tiene trabajo complejo y estable (escuelas, hospitales, universidades), pero también pueden encontrarse en la industria, especialmente donde el ambiente requiere trabajo complejo y sin embargo estable, y el sistema técnico no es regulador ni sofisticado: el caso de la empresa artesanal. El término artesanía hoy se ve asociado con el arte funcional, artículos hechos a mano que desempeñan una función pero que son comprados por su valor estético.
Los mercados de la burocracia profesional son frecuentemente diversificados. A veces los mercados están diversificados geográficamente, llevando a una variante que llamamos burocracia profesional dispersa. Aquí el problema de mantener la lealtad a la organización se magnifica ya que los profesionales hacen su trabajo autónomo en lugares remotos, lejos de la estructura administrativa.
La burocracia profesional se encuentra también ocasionalmente como una estructura híbrida. Una posible combinación con características de adhocracia que podemos llamar la buro/adhocracia profesional. Otro híbrido, la burocracia profesional simple, ocurre cuando profesionales altamente capacitados que practican destrezas estándar son sin embargo dirigidos por un líder fuerte.
La burocracia profesional es una estructura muy de moda .
Algunas cuestiones asociadas con la burocracia profesional
La burocracia profesional es la única de las cinco configuraciones que responde a dos de las necesidades más importantes de hombres y mujeres contemporáneos. Es democrática, difunde su poder directamente a sus trabajadores (por lo menos a los que son profesionales). Y les suministra extensa autonomía, librándolos hasta de la necesidad de coordinar estrechamente con sus pares, y de todas las presiones y política que eso implica.
Los profesionales tienden a emerger como individuos responsables y muy motivados, dedicados a su trabajo y a los clientes a los que atienden.
La autonomía permite a los profesionales perfeccionar sus destrezas, libres de interferencia. . Repiten los mismos programas complejos una y otra vez, reduciendo siempre la incertidumbre hasta que son casi perfectos. Los procesos de pensamiento del profesional son “convergentes”. Hay sentimientos de seguridad de los profesionales y sus clientes en las burocracias profesionales.
No hay virtualmente control del trabajo aparte del de la profesión misma, ningún modo de corregir deficiencias que los profesionales mismos quieran pasar por alto.
Problemas de coordinación
La burocracia profesional puede coordinar efectivamente en su núcleo operativo solo por la estandarización de destrezas. Pero, este es a lo sumo un mecanismo coordinador flojo, que no logra contender con muchas de las necesidades que se originan en la burocracia profesional.
Existe antes que nada la necesidad de coordinación entre los profesionales y el staff de apoyo. Tal vez más serios son los problemas de coordinación entre los profesionales mismos.
El problema de encasillamiento de hecho, emerge como la fuente de una gran parte del conflicto de la burocracia profesional. Mucha sangre política es derramada en la continua reafirmación de contingencias, imperfectamente concebidas, e términos de programas, artificialmente distinguidos.
Problemas de discrecionalidad
La hipótesis que fundamenta el diseño de burocracia profesional es que el proceso de encasillamiento contiene todas las incertidumbres en tareas profesionales individuales. La burocracia profesional no puede fácilmente tratar con profesionales que son o incompetentes o inconscientes. Además, la discrecionalidad no solo permite a algunos profesionales ignorar las necesidades de sus clientes; también alienta a muchos de ellos a ignorar las necesidades de la organización. Los profesionales son leales a su profesión, no al lugar donde la llegan a practicar. Pero la organización tiene necesidad de lealtad y además la cooperación es crucial para el funcionamiento de la estructura administrativa.
Problemas de innovación
La innovación importante también depende de la cooperación.
Como la burocracia mecánica, la burocracia profesional en una estructura inflexible, bien adaptada para producir sus productos estándar pero inadecuada para adaptarse a la producción de las nuevas. Todas las burocracias están montadas para ambientes estables.
Los problemas de innovación en la burocracia profesional tienen sus raíces en el pensamiento convergente, en el razonamiento deductivo del profesional que busca la situación específica en términos del concepto general. En la burocracia profesional, esto significa que los nuevos problemas son fortalezas en viejos casilleros.
El hecho es que el gran arte y la solución de problemas innovativos requieren razonamiento inductivo (la inferencia de nuevos conceptos generales o programas a partir de experiencias particulares). Este tipo de pensamiento es divergente.
Respuestas divergentes
Quienes no pertenecen a la profesión, clientes, administradores no profesionales, miembros de la sociedad en general y sus representantes en el gobierno, ven los problemas como resultado de una carencia de control externo del profesional y de su profesión. Y hacen lo obvio, tratan de controlar el trabajo con los demás mecanismos coordinadores. Específicamente, tratan de usar la supervisión directa, la estandarización de procesos de trabajo, o la estandarización de productos.
El hecho es que el trabajo complejo no puede ser desempeñado efectivamente a menos que caiga bajo el control del operador que lo efectúa. Los controles tecnocráticos solo sirven para desanimar la rectitud profesional.
Los controles también alteran la delicada relación entre el profesional y su cliente, una relación basada en el contacto personal sin estorbos entre los dos.
El incentivo para perfeccionar, aun para innovar (este último lo más débil de la burocracia profesional) puede ser reducido por controles externos.
Un cambio en la burocracia profesional no proviene de nuevos administradores que se hacen cargo para anunciar reformas importantes, ni de los intentos de las tecnoestructuras gubernamentales de hacer caer a los profesionales bajo su control. Más bien se filtra por el lento proceso de cambiar a sus profesionales quienes pueden entrar a la profesión, lo que aprenden en sus escuelas profesionales, las normas tanto como las destrezas y conocimiento, y de allí en más en cuan deseosos están de aumentar sus destrezas.