Unidades y temas: UNIDAD Nº 1 :

• La Organización: Concepto, estructura y clasificación.

• Conceptos de Ente y Empresa, Objetivos y clasificación.

• Recursos y Fuentes.

UNIDAD Nº 2:

• La Contabilidad, definición, antecedentes y evolución.

• Objetivo de la Información Contable.

• Usuarios, tipos de informes.

• Requisitos de la información.

UNIDAD Nº 3:

• Métodos de registración. Estructuración del Sistema contable.

• El Patrimonio: concepto, bienes económicos, derechos y obligaciones. Clasificación.

• La Ecuación Contable estática y dinámica. Variaciones Patrimoniales.

• Principios de la Partida Doble.

• Documentos comerciales, confección y registración

Unidad 1:

La Organización: Concepto, estructura y clasificación.

Organización: Se lo considera como el grupo de individuos cuyos objetivos son la resultante de los objetivos particulares de cada uno de sus participantes. En cualquier organización existen:

Estructura:

• Un número de participaciones que han contribuido a su formación.

• Unos o más objetivos básicos.

• Ciertas metas específicas que se derivan de los objetivos básicos.

• Cierta actividad ejercida para lograr la consecución de metas y objetivos, que puede estar a cargo de participantes de la organización y/o de terceros

• Recursos con que debe contar para el logro de sus fines

Estos elementos son necesarios en cualquier tipo de organización y cualesquiera sean sus objetivos, a este conjunto se lo denomina como hacienda.

Conceptos de Ente y Empresa, Objetivos y clasificación

Ente: La palabra proviene del latín y hace referencia a lo que es, existe o puede existir. A los entes que cumplen determinadas condiciones los podemos llamar empresa. Para esto, debe existir la intención de coordinar los elementos de la producción, con el fin de generar riquezas que puedan beneficiar a sus propietarios.

Empresa: En conclusión, podemos decir que son aquellas organizaciones cuya finalidad es la producción de bienes y servicios útiles para el hombre. Creadas para el desarrollo eficiente de las actividades de índole económico, con el objetivo de maximizar sus ganancias. Estas constituyen el principal marco en que se desenvuelve la contabilidad.

Clasificación de los entes:

⮚ Según la cantidad de sujetos participantes:

• Entes de carácter individual: Empresas que no requieren del aporte de recursos de más de una persona para desarrollar una cantidad productiva y lograr los fines que de ella se esperan. Es el ejemplo de los negocios de escasa envergadura. La individualidad está referida a la titularidad del capital necesario para el desarrollo de la actividad y no se halla vinculado necesariamente con la conducción personal del negocio.

• Entes colectivos o societarios: Se las llama así, cuando la envergadura de la actividad de la empresa y la cantidad de recursos propios necesarios para cumplir con el objeto social, resultan de la agrupación de personas (físicas o jurídicas) para lograr objetivos individualmente inalcanzable.

⮚ Según el lucro perseguido: Por lucro debemos entender la “ganancia o provecho que se saca de algo”. La existencia de este en una empresa, depende de las intenciones de los socios fundadores respecto del destino de las ganancias del ente.

• Entes con fines de lucro: Empresa que tiene como finalidad la maximización de sus utilidades (ganancia o beneficio que arrojan las cifras finales devenidas de un negocio y los gastos que ocasionó durante el proceso) que serán distribuidas entre los propietarios. El objetivo se logra cuando el valor de los recursos que se obtienen es superior al valor de los activos entregados

• Entes sin fines de lucro: Grupo de personas que se unen con la intención de satisfacer en forma comunitaria algunas de sus necesidades, el objetivo fundamental es la elaboración de bienes y servicios útiles para la satisfacción de las necesidades humanas. La finalidad que se persigue es, conseguir esta satisfacción, sin que para ello se tenga que distribuir entre los socios el incremento de recursos que comunitariamente se logre.

Estos entes, también cuentan con recursos provistos por sus asociados que en la mayoría de los casos realizan un pequeño aporte inicial. La planificación de las actividades lleva a la realización de un cálculo de los recursos necesarios para hacer frente a las erogaciones que se deberán concretar, para la satisfacción de las necesidades de la comunidad.

Los entes sin fines de lucro pueden ser:

Abiertos: Sus prestaciones son realizadas a la comunidad y no exclusivamente a sus asociados. Cerrados: Sus prestaciones encuentran como destinatarios exclusivos a sus asociados.

Mixtos: Realizan algunas prestaciones exclusivas a sus asociados y otras destinadas a todo público.

⮚ Según su naturaleza:

• De carácter privado: Son creados para el desarrollo de actividades que no se hallan a cargo del Estado. Pueden ser con, o sin, fines de lucro. El código civil establece como privadas a las asociaciones/fundaciones que tengan por principal objetivo el bien común, posean patrimonio propio, sean capaces de adquirir bienes y tengan autorización para funcionar.

• De carácter público: Entes cuya existencia surge de la organización política de la sociedad. La actividad se circunscribe a la satisfacción de las necesidades de los habitantes, como la salud, la educación y la seguridad. El código civil establece como personas jurídicas de este carácter al Estado, las entidades autárquicas y la iglesia católica.

Recursos y Fuentes

Para cumplir con sus actividades, toda empresa requiere elementos que le permitan cumplir con el referido

ciclo operativo (Operaciones que realiza una empresa)

* Ciclo operativo en empresas industriales y comerciales:

1. Comprar

2. Pagar

3. Producir

4. Vender

5. Cobrar

Recursos: Es el conjunto de elementos con que la empresa opera, deben tener un valor medible y se los denomina como activos. Es posible distinguir a los bienes y los recursos humanos, y estos se clasifican:

⮚ Recursos de rápida movilidad:

•El efectivo que disponga la empresa.

•Los bienes objeto de la compraventa normal de la empresa.

•Los importes a cobrar surgidos de la venta de mercaderías o servicios.

•Los bienes en los que pudiera haberse invertido alguna suma de dinero.

⮚ Recursos de carácter permanente: Bienes no comerciables pero necesarios para poder operar.

•Los edificios donde se llevan a cabo las actividades, en tanto sean propiedad de la empresa.

•Equipos, máquinas y elementos utilizados en el proceso productivo.

•El mobiliario necesario para las labores comerciales y administrativas.

•Los derechos, patentes o marcas comerciales.

•El prestigio logrado por la empresa, la clientela obtenida.

•Los bienes adquiridos como inversión permanente.

Origen de los recursos (Fuentes): Los recursos pueden originarse de diversa manera, estas fuentes se las denomina pasivos. Las posibles fuentes de financiación de recursos pueden ser:

•Aportes de los propietarios: Puede ser dinero aportado por lo socios para la compra de un bien.

•Crédito otorgado por el vendedor del recurso: Materias primas a ser pagadas.

•Crédito otorgado por otros terceros: Dinero en préstamo para el incremento de recursos.

•El resultado de las propias operaciones del ente: Genera fondos utilizables para adquirir bienes.

Estas fuentes de financiación pueden clasificarse como:

•Fuentes transitorias: Obligaciones que se contraen y cancelan en periodos reducidos, generalmente por la adquisición de mercaderías.

•Fuentes estables: Aportes efectuados por los propietarios originalmente y a través de la reinversión de ganancias obtenidas en el pasado

Unidad 2:

La Contabilidad, definición, antecedentes y evolución

Contabilidad: Parte integrante del sistema de información de un ente, es la técnica de procesamiento de datos que permite obtener información sobre la composición y evolución del patrimonio de dicho ente, los bienes de propiedad de terceros en poder del mismo y ciertas contingencias.

Dicha información debería ser de utilidad para facilitar las decisiones de los administradores del ente y de los terceros que interactúan o pueden llegar a interactuar con él, así como para permitir una eficaz vigilancia sobre los recursos y obligaciones del ente.

Primera etapa de la historia de la contabilidad:

Una de las primeras, gran deducción abstracta del hombre, ha sido la estructuración de un sistema de conteo. La contabilidad, como ciencia social siempre acompaño, y a veces anticipó, el desarrollo social de la humanidad.

• En los comienzos de las civilizaciones se requirió información de alimentos que permitieran la supervivencia

• Surgieron pautas de intercambio que facilitaran la transferencia de los bienes

• Aparece el concepto de tenencia de bienes con fines de prevención o atesoramiento.

• Prestación de servicios mediante el trueque

• Aparicio de la moneda (común denominador de los intercambios), mejoro al trueque

• Impulso del comercio, todos los bienes y servicios se pudieron expresar en una misma unidad monetaria y fue posible su comparación en valor.

La contabilidad se vio limitada por el mismo sistema social y económico, basado en la obtención y el comercio de productos primario. En esta primera esta, el concepto de utilización de la información contable se hallaba sumamente limitado, ya que el fin primero era servir a los intereses del dueño. Una segunda finalidad se encontraba referida al Estado en su función de recaudador fiscal.

El hombre debió ocuparse de los sistemas de registración, para registrar las fuentes de ingresos y permitir comparaciones. Los primero banqueros griegos originaron que el orden y la exactitud de las anotaciones, otorgaba a los libros de contabilidad valor de prueba principal.

Segunda etapa de la historia de la contabilidad:

La revolución industrial significo muchos e importantes cambios sociales y origino grandes avances contables. El auge económico inglés, acelerado por el maquinismo de la revolución industrial se reflejo en la importancia que la contabilidad adquirió en ese país. Los autores británicos fueron importantes por su contribución a la extensión de una práctica contable más racional.

Junto con el inicio de los procesos fabriles, la contabilidad debe ocuparse de la medición del costo y su adecuada

registración, naciendo así la “contabilidad de costos”.

Desde la mirada contable, esta etapa cuyo fin llega en 1929, se puede sintetizar en:

• Contabilidad orientada a un sistema cuyo usuario principal es el dueño de un patrimonio y el secundario es el Estado recaudatorio.

• La contabilidad incorpora a su proceso de análisis, el concepto de “costo”

• El rol de propietario se confunde con el de administrador

• Se producen grandes concentraciones de riquezas en las empresas industriales

• Las grandes empresas comienzan a requerir importantes aportes de capital

• Nacen las acciones, con la finalidad de captar el ahorro público y volcarlo en las corporaciones.

• Se consolida el concepto de “secreto financiero” (el público no tiene acceso a la información sobre el

patrimonio del dueño)

• La medición de importancia económica ya no se basa en las extensiones de tierra.

• Ausencia de normas contables que pudieran emitir informes contables.

• El proceso de desinformación llevo al derrumbe de la bolsa de valores.

Tercera etapa de la historia de la contabilidad:

Ante la ausencia de información adecuada para la toma de decisiones, los inversionistas asumían riesgos desconocidos y fatales, realizaban inversiones a ciegas (situación favorecida por una practica llamada “que se cuide el comprador”)

Roosevelt, invirtió la cuestión y se propuso decir la verdad a los agentes que participaban en la emisión de títulos (acciones) entre el público inversionista. Administradores, banqueros y contadores debían ahora, obligatoriamente, realizar informes para el público.

Se dictaron opiniones, informes, conocidos como “Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados” (PCGA). El principal objetivo de estos era unificar los criterios donde se presentan diferencias en las prácticas contables. Con la aparición de estos principios, se inicia la tercera etapa.

Por el cambio que aportan a la forma de ejercer la contaduría pública, la ampliación de usuarios de la información contable y el nacimiento del concepto de función social para la información contable, esta etapa se denomina “contabilidad moderna”.

Objetivo de la Información Contable

Todos los entes requieren de un sistema que les provea de información para poder tomar las decisiones que consideren oportunas. Un sistema que abastece los requerimientos de los agentes internos como externos de una organización.

El sistema de información contable (SIC) forma parte de este sistema. Informa sobre las causas del aumento o disminución de ese patrimonio. Entonces es un subsistema que forma parte de un conjunto de herramientas que proveen a los usuarios de información. Este se ocupa de captar, procesar y entregar información patrimonial, económica y financiera.

Esta información también permite que los usuarios puedan realizar un examen de la misma, para evaluar el resultado de la gestión. Para esto el SIC utiliza distinta clases de informes.

Usuarios, tipos de informes

Informes:

⮚ De uso Interno: Toda la información se halla disponible para los usuarios internos. Estos informes son detallados según niveles de jerarquía y en forma permanente

Usuarios internos:

• Administrativos

• Gerentes

⮚ De uso externo: Informes periódicos y sintéticos referidos al patrimonio, su evolución, cambios y disponibilidad de recursos. Los distintos agentes requieren de distintos tipos de información.

Usuarios externos: Agentes del contexto exterior del ente

• Bancos

• Proveedores

• Estado

Requisitos de la información

La información contable debe:

• Ser útil y beneficiosa.

• Ser apta para satisfacer las necesidades de los usuarios.

• Ser confiable, que los usuarios puedan depender de ella para la toma de decisiones.

• Corresponderse con los fenómenos que pretende describir.

• Incluir lo necesario para una representación fiable del fenómeno que pretende describir

• Elaborarse sobre un conocimiento seguro y claro

• Resultar de un método adecuado fundado en el razonamiento lógico

• Buscar un acercamiento a la exactitud

• Actuarse con cautela y precaución

• Ser no reemplazable

• Ser imparcial

• Ser comprobable

• Ser fácil de comprender

UNIDAD Nº 3:

Métodos de registración. Estructuración del Sistema contable

Determinación de resultados:

⮚ Por diferencia patrimonial

⮚ Por registros específicos de:

• Ingresos: Principal vertiente positiva de los resultados de un periodo, generan el incremento de Activos y no implican ingresos de dinero. Se generan en venta de Bienes o Servicios y posee un costo directo asignable.

• Ganancias: No tiene un costo directo asignable.

-Remanente positivo de una operación o grupo de operaciones de un periodo.

- Incrementos patrimoniales por hechos del contexto que no se pueden controlar.

• Costos: Sacrificio económico que demanda la adquisición de un bien o de un servicio con utilidad económica para el ente.

Si este costo puede dar lugar a la obtención de ingresos futuros o evitar nuevos sacrificios se denominan costos no consumidos y son Activos.

• Gastos: Se denominan así a los Costos consumidos. Es decir, ya no tienen la capacidad de generar ingresos futuros, no se consideran Activos, deben incidir en el resultado del periodo.

• Perdidas: Resultado final negativo de una o varias operaciones. Sacrificio económico sin valor compensatorio para el ente. (Desvalorización/ destrucción de activos)

Registración de resultados:

• Ingresos y ganancias: En el periodo en que se producen.

• Costos y perdidas:

- Relacionadas con un ingreso: En el periodo en que se produce el ingreso.

- Relacionados con un periodo: En el periodo en que se conoce.

- No relacionado con ingreso o periodo: Cuando se conoce.

Reglas generales:

• Imputar cada variación patrimonial al periodo en que se produjo el hecho que lo ha generado (devengamiento)

• Considerar solo las objetivaciones medibles.

• Actuar con prudencia

El Patrimonio: concepto, bienes económicos, derechos y obligaciones. Clasificación

Patrimonio: Conjunto de bienes, derechos y obligaciones que posee un ente. El ente necesita de un capital para desenvolverse, este puede ser físico, monetario e ira sufriendo modificaciones a medida que varían sus necesidades.

Se identifica al patrimonio como el activo (conformado por bienes y derechos) con el que cuenta el ente para afrontar el pasivo (conformado por las obligaciones) Bienes económicos – Obligaciones = Patrimonio

Operaciones Permutativa (Cualitativa) y Operaciones Modificativas (Cuantitativas)

• V.P/Variación Cualitativa: Es el intercambio con terceros, que modifican compensadamente el valor de los activos y/o de los pasivos, el cambio que se produce ene le patrimonio es sólo cualitativo. Un cambio es compensado cuando los activos y/o pasivos que se intercambian son de igual valor.

• V.M/Variación Cuantitativas: Se considerarán a estos fines los cambios del valor final del patrimonio neto, se producen tanto por las decisiones que toman los propietarios respecto de los aumentos o disminuciones del aporte del capital como de la distribución de los recursos autogenerados, como por las consecuencias que tienen los negocios que se realizan con los terceros y las eventuales variaciones del valor de Activos y Pasivos

La Ecuación Contable estática y dinámica. Variaciones Patrimoniales

Ecuación contable estática:

La suma de los pasivos y los activos son el resultado de un total, al que se denomina patrimonio. Ambos elementos se encuentran en constante equilibrio (Activo = Pasivo).

Activo - Pasivo = Patrimonio neto

(Bienes y derechos) (Obligaciones con 3ros) (Capital y resultados) COMPONENTES DEL ACTIVO:

⮚ Concepto: se compone de recursos tangibles (Bienes) y intangibles (derechos), que fueron transmitidos en propiedad al ente tanto por los terceros como por los socios, y los elementos materiales adquiridos con destino de uso hasta agotarlos, no consumidos durante el ejercicio económico. El ente controla los beneficios económicos que produce un bien, estos poseen un valor de cambio, cuando; CASO A, canjearlo por efectivo o por otro activo; CASO B, utilizarlo para cancelar una obligación; CASO C, Distribuirlo a los propietarios del ente.

⮚ Características:

1. Proveer Futuros beneficios (que genere futuros ingresos)

2. Derecho de propiedad (derecho de propiedad y de los bienes generados por este)

3. Generación anterior (Un activo se incorpora al “PN” en consecuencia de un hecho acontecido con

anterioridad)

4. Costo de incorporación (Un activo se incorpora al patrimonio por el valor del costo o sacrificios para poder obtenerlo)

⮚ Clasificación:

1. Según su permanencia en el patrimonio

2. Activos de Rápida movilidad (elementos que no permanecen más de un año; Mercadería)

3. Activos de Lenta movilidad (Elementos que permanecen más de un año)

4. Según la posibilidad de ser utilizados como medios de pago:

❖ Activos dinerarios: Representativos del dinero o similares

❖ Activos NO dinerarios: No se transforman por voluntad del ente.

5. Según su necesidad respecto del objeto (Actividad que desarrolla el ente) del ente:

❖ Activos operativos: Indispensables para el objeto social.

❖ Activos NO operativos: No se relacionan con el objeto, se incorporan con fines de especulación.

6. Según su sustancia Física:

❖ Materiales/Tangibles

❖ Inmateriales/Intangibles

7. Según la forma que se han incorporado al patrimonio:

❖ Adquiridos (sacrificio económico para obtenerlo)

❖ De propia producción (Recursos autogenerados)

❖ Generados en el tiempo (El tiempo que tarda en generar ingresos;ej:agropecuario)

❖ Extraídos de la naturaleza.

❖ Incorporados a título gratuito.

❖ Contingentes ( activos que pueden materializarse posterior a la resolución de unas decisiones)

8. Según las garantías convenidas:

❖ Créditos sin Garantía (Créditos únicamente garantizados con el patrimonio del deudor)

❖ Créditos con Garantía (existe un tercero como garantía en caso de que el principal deudor no page)

Componentes del Pasivo

Concepto: Se integra con el conjunto de obligaciones a cargo del ente. Estas pueden corresponder a saldos impagos de recursos transmitidos al ente por terceros, servicios brindados por estos que no fueron cancelados, o exigencias de carácter legal o contractual que se generan a favor de terceros y propietarios por el curso del tiempo o por actos particulares que realiza el ente.

Un ente tiene un pasivo cuando; Caso A, obligación de entregar activos o prestar servicios; Caso B, 1 cancelación de la obligación; 2 deberá efectuarse en una fecha determinada o determinable o debido a la ocurrencia de cierto hecho o a requerimiento del acreedor.

Características:

1) Debe ser cumplida ineludible (Ya sea entregando dinero, un servicio o un bien de igual valor)

2) No puede evitarse su cancelación (Debe entregarse un activo para su cancelación)

3) Ocurrencia anterior (nace de un hecho acontecido con anterioridad).

Clases:

1) Según su naturaleza jurídica:

❖ De dar (entrega de un activo para su cancelación)

❖ De hacer (el que debe tiene hacer algo para su cancelación)

❖ De no hacer (La abstención de una obligación mediante un anticipo o una relación contractual)

2) Según el grado de incertidumbre:

❖ Obligaciones ciertas: la persona del acreedor se encuentra identificada y la fecha de pago determinada o determinable. Estas obligaciones pueden ser:

▪ Perfeccionadas: Si el deudor y el acreedor conforman el monto de la obligación y el momento del pago.

▪ NO Perfeccionadas: No se ha precisado el monto de la obligación ni la fecha del pago.

❖ Obligaciones inciertas: Obligación futura por haber acontecido, en el presente o en el pasado, el hecho de la obligación sin que se encuentre perfeccionada.

3) Según la moneda en que deba cancelarse:

❖ Obligaciones en moneda nacional.

❖ Obligaciones en moneda extranjera.

4) Según el tiempo de cancelación:

❖ Obligaciones corrientes (No poseen una fecha de vencimiento superior al año)

❖ Obligaciones NO corrientes (deben ser canceladas luego de transcurrido el ejercicio siguiente el cual asumieron)

5) Según las características de los acreedores:

❖ Obligaciones comerciales: (compra de mercadería a un proveedor)

❖ Obligaciones financieras (pago de préstamos a bancos u otras entidades)

❖ Obligaciones Fiscales y previsionales (pago de impuestos o personales)

6) Según las garantías convenidas.

La Partida Simple

• No están sometidas a determinados procedimientos, ni se basa de principios preestablecidos, ni es un

método matemáticamente “balanceable”. No lleva otro propósito que el de “Asentar”, en orden completo y

cronológico, cuanto corresponde incluir las registraciones sobre las operaciones del ente.

Tal simplicidad provoca la NO detección de errores, siendo difícil encontrarlos y más aún las causas que los originan.

Ej: lo que pasaba era que separaban en dos libros, en uno los Activos y en el otro los pasivos, la diferencia entre esos dos libros en la “Toma de inventarios” da como resultado el patrimonio neto.

La Partida Doble

 

• La posibilidad de que los resultados acontecidos durante un tiempo no solamente puedan ser medidos por diferencias patrimoniales, si no que de los registros contables surja la información tanto del valor de dicho cambio de las causas que lo han originado. La partida doble utiliza permanentemente una igualdad, para registrar cada cambio que acontece en el patrimonio, en la que intervienen tanto los elementos que representan al patrimonio como aquellos que informan respecto del valor del cambio.

Esta va de la mano con el “Debe”, se identifica en el patrimonio en la primera columna valorativa

(izquierda) y el “Haber” se realiza en la segunda columna (derecha).

• Activos + (R-) = Pasivos + Capital + (R+)

Principios de la Partida Doble

 

• Quien recibe es deudor, quien entrega es acreedor

• No hay deudor sin acreedor, ni viceversa

• Todo valor que entra debe ser equivalente al que sale

• Todo valor que entre por una cuenta debe salir por la misma

• Las pérdidas se debitan, las ganancias se acreditan

Documentos comerciales, confección y registración

Documentación Respaldatoria

• Toda registración contable de contar indispensablemente con una documentación respaldatoria del cambio del patrimonio que se anote en los libros correspondiente.

Comprobante:

• Para la emisión de documentación cuyo destinatario es otro ente identificable, utilizan distintos elementos escritos. Estos reciben el nombre de “Comprobantes” cuando son el vehículo transmisor de información respecto del cambio que acontece en el patrimonio del emisor y del receptor una vez que la operación se halla perfeccionada y por ello requiere precisión de los hechos y en qué circunstancias en que se origina ese cambio. El comprobante antes de su emisión y para el supuesto se trate de hechos repetitivos, recibe el nombre de formulario. También se los puede llamar “Soporte Documental”.

Estos soportes que transmiten información patrimonial, según su frecuencia de uso y/o rutina de información pueden adoptar determinadas formas:

⮚ Documentos formularios: Estos facilitan la labor de los operadores SIC, al procederse al diseño de los mismos, Se logra una “Uniformidad” en la transmisión de información de rutina, es decir, se sabe el destinario de la información transmitida, la calidad y cantidad de la información y quien asume la responsabilidad de lo que se informa. Todos los formularios poseen elementos que facilitan su utilización y control, por ejemplo;

1. Nombre del Formulario

2. Número del formulario

3. Información que se desea comunicar (literal y numérica)

4. Datos del receptor

5. Firma del emisor responsable

6. Firma del responsable del registro contable

7. Fecha de emisión

8. Fecha de recepción

9. Lugar de forma de archivo

10. Calidad de copias o vías y destino de cada una

Este soporte luego de estar debidamente diligenciado en todas sus partes adquiere la función y características de un comprobante. Este sirve para las bases de registración contable, la información debe hallarse debidamente prevista en la gráfica que adopte, Debe tener previstas las vías de circulación interna y externa, la forma de remisión al destinatario y quien puede emitir el formulario con la finalidad de que las responsabilidades puedan ser adecuadamente impuestas.

Ejemplo: Un ticket de compra posee toda la información rutinaria, fácil de identificar, convirtiéndolo en un comprobante con soporte formulario.

⮚ Documentos NO formularios:

No tienen una condición rutinaria, resulta dificultoso predecir qué clase de información debe suministrarse al receptor en caso de que se suponga de un acuerdo de voluntades, de elaboración conjunta. En algunos casos los derechos u obligaciones que adquieren los participantes de un acto jurídico con implicancias patrimoniales, requieren un espacio de expresión mayor al de un formulario. Corresponde a ello situaciones que originan la celebración de contratos, estas llevan un registro contable.

⮚ Contratos de adhesión:

Las condiciones las impone una de las partes contratantes y raramente acepta la modificación de cuestiones trascendentes del acuerdo al cual pueda arribar los interesados. Las partes contratantes no tienen la libertad de discutir las cláusulas y/o condiciones, si no tan sólo “Adherirse” a las ya determinadas por la otra parte.

Esta adhesión se realiza mediante el llenado de espacios vacíos, con los datos identificados de la personan contratante y/o del bien que corresponda.

⮚ Minuta Contable:

Se utiliza cuando un hecho relevado no se transmite por medio de un documento que soporte dicha revelación. El área contable confecciona una “Minuta de Contabilidad” para dejar expresa constancia de las causas y formas de cálculo de las variaciones patrimoniales que se revelaron. Este es un documento de circulación interna y su función como documento respaldatorio es informar al área contable sobre la ocurrencia de diversos eventos para lo que no se ha previsto otra forma de transmisión. También puede usarse para dejar constancia de los cálculos y/o procedimientos utilizados para la determinación de distintos guarismos que hacen variar los valores de algunos activos y/o pasivos.

Circuito de los Comprobantes:

Deben de recorrer este circuito para que los operadores de las empresas y del SIC puedan tomar decisiones con base en el conocimiento.

Se inicia con la emisión del documento, continúa por todos aquellos sectores que deben necesariamente tomar conocimiento del hecho revelado y finaliza con el archivo del comprobante. Dentro del recorrido necesario se halla el área contable, debe tomar conocimiento y efectuar la correspondiente anotación en los registros pertinentes.

Copias o vías de los comprobantes: En algunos casos se emiten como mínimo dos ejemplares para que cada una de las partes pueda poseer como elemento revela del hecho a contabilizar. Hay otros casos como el del pagaré que se emiten sin copia, obliga al librador de un cumplimiento que cuando se efectiviza rescata el documento librado. No obstante, en el caso del Pagaré y en el cheque la simple anotación de su número individual en el documento emitido por un tercero sirve como elemento de prueba en la contabilización del activo prometido o entregado para la extinción de una obligación.

Función del Comprobante:

Sirve para continuar el proceso de contable y también para determinar los derechos y obligaciones de las partes intervinientes.

Función contable:

Es el vehículo mediante el cual el hecho es revelado es puesto en conocimiento del SIC, posibilitando el cumplimiento de las sucesivas etapas del proceso contable. Producida la información esta puede ser verificada mediante la compulsa del comprobante que ha sido el origen de la misma.

Constituyen el respaldo, ejecutados en los libros correspondientes. Función Legal:

La interpretación legal que se realiza de los cambios en el patrimonio, es válida si esas anotaciones carecen de la prueba documental que representa el comprobante, este adquiere relevancia máxima en su función, ya que su

inexistencia no haría valer los derechos del ente en caso de una controversia con un tercero, debiendo el conflicto resolverse de acuerdo a las constancias.

Archivos de los documentos respaldatorios:

No existe una sola forma de archivar documentación respaldatoria, deben contemplar necesariamente la posibilidad de que el comprobante guardado sea hallado fácilmente. También hay que decidir que elementos formarán parte de los “Archivos Generales” o “Archivos Especiales (Títulos de propiedad; pago de impuestos; pagos y cancelaciones)”.

⮚ Cronológicos:

Se guarda de acuerdo a la fecha de emisión tanto para el emisor y el receptor, se suele utilizar en empresas de menor volumen de comprobantes importantes.

⮚ Sistemáticos:

Consiste en la guarda de la documentación atendiendo a los “Temas” de que la misma trata o

considerando al “Emisor/ Receptor” de la misma. Mantiene las bases de los cronológicos.

Tipos de Documentos Respaldatorios:

⮚ Factura: Es el documento mediante el cual un sujeto informa a otro el monto adeudado por el servicio prestado o venta realizada. Emite la factura el ente que ha prestado un servicio o un conjunto de prestaciones.

Registración del “Emisor” en el momento de su emisión; A= (derecho a cobro)

Registración del “Receptor”; P= ( posee una obligación de pago)

El duplicado “original” se lo queda el “Receptor y el “Emisor” el “duplicado”

⮚ Reemito: Emite el remito el ente que envía mercaderías u otros bienes materiales, ha prestado un servicio o un conjunto de prestaciones en un tiempo determinado. Habitualmente no se halla valorizado y puede usarse también para acompañar bienes que no tienen destino de venta. Se

efectúa un triplicado. El Receptor se queda con “El original” y un “Duplicado”, el “Triplicado” se lo queda el emisor. En caso de que la factura no llega con el remito, queda al pendiente para la correspondiente anotación.

⮚ Recibo: Es un documento mediante el cual un sujeto informa a otro, el monto recibido por los conceptos que en el mismo comprobante se detallan. Emite un recibo el ente que recibe la cancelación parcial o total de un crédito a su favor. También es utilizado este formulario cuando se recibe dinero o activo de similares características, a cuenta de una futura operación. El “original” se lo queda en poder de quien efectúa el pago de manteniendo el emisor el “duplicado”

Anotación del Emisor (quien recibe el dinero del derecho a cobro): A= Anotación del Receptor (quien realiza el pago) A= P=

En caso de un Anticipo del cliente para una futura compra, la anotación sería: A= P=

Una forma de emitir un recibo en la cual no se identifica al pagador es en forma de “Consumidor Final”

⮚ Nota de Débito (ND): Sirve para informar el cargo de intereses por la existencia de cuentas a cobrar que generan los mismos. Otro caso sería la comunicación de un error en defecto de una factura previa.

El receptor se queda con el “Original” y el emisor con el “Duplicado”.

⮚ Nota de Crédito (NC): La nota de crédito se utiliza para:

1. Descuentos: Caso A: Si el receptor posee una deuda, disminuye el valor de la deuda. Caso B: En caso de no poseer una deuda se lo puede considerar como un anticipo de futuras compras.

2. También se puede utilizar cuando un cliente está conforme con la entrega de mayor mercadería que la que figuraba en la factura. En este caso el receptor emite una NC, aumentando sus “A” y “P” , el receptor de esta NC debe aumentar su “A” y anotar la entrega de bienes.

⮚ Pagaré: Es una promesa de “Escrita” de pago, con fecha de vencimiento, emitida por un ente a favor de un tercero. El receptor lo puede utilizar como medio para afianzar o extinguir ptras obligaciones a su cargo.

El Pagaré puede ser librado “a sola firma”, es decir que solamente el patrimonio del librador es la garantía de cobro que tiene el beneficiario o “con garantía personal”, situación en la cual un tercero se constituye garante, fiador o principal pagador de la deuda que asume quien libra del documento. Los Pagaré que se utilizan actualmente pueden tener la cláusula “sin protesto”, no necesita un acto protocolar en caso de no ser pagado, sólo la intervención de un “Escribano Público” para “protestar” la falta de cobro en el domicilio del librador.

⮚ Cheque Común: Orden de pago lisa y llana librada por un ente, que posee fondos suficientes depositados en una cuenta corriente bancaria para que el beneficiario pueda cobrar el monto indicado en el mismo. El cheque tiene circulación cambiaria por 30 días, pasado la fecha límite, el cheque representa un título de crédito pero no posee el efecto cambiario mencionado. Los cheques se emiten una solamente en original y en los formularios que al efecto entrega el banco. Cuando el banco paga un cheque presentado para su cobro procede a descontar el valor de los depósitos del librador y lo archiva por el tiempo que establecen las normas bancarias. Se envía al ente titular de dicha cuenta en un resumen para que pueda efectuar las comprobaciones. Este “ Resumen de cuenta corriente” también recibe el nombre de “Cartilla Bancaria” y a él nos referimos como “Hoja de trabajo”

⮚ Cheque de pago diferido: A diferencia del cheque común este posee dos fechas, el corresponde a su emisión, encontramos la que corresponde al momento a partir del cual, y por 30 días al igual. Se puede presentar el beneficiario en el banco librado para gestionar su cobro. Los fondos deben esatar disponibles en el banco girado en la fecha consignada para su presentación al cobro. La registración se produce a partir del libramiento y no de la fecha de pago. Las características que lo diferencian del cheque común son:

1. La fecha de emisión corresponde al día en el que el mismo es librado.

2. Puede ser emitido en una fecha de pago distinta de la emisión, necesariamente posterior. Que no excederá los 365 días de la primera.

3. El beneficiario puede solicitar el registro de este cheque en el banco girado, situación que le permite conocer:

⮚ Si el librador posee realmente dicha cuenta y si la misma está vigente a la fecha del registro.

⮚ Si la firma del librador, corresponde a la registrada en el banco girado.

Certificado de depósito (Warrant):

Este documento lo emite el barranquero en el cual deja constancia de los datos del titular del bien depositado, su cantidad y calidad. Este documento o certificado de depósito, puede ser endosado o transferido a un adquiriente de bienes depositados. No son entrados con capacidad de disposición, pero debe registrar esta tenencia de manera tal que surja del SIC la condición de responsable por la custodia de bienes de terceros.

El patrimonio del titular no tendrá cambios en su “activo” pero debe registrarse por el SIC la situación de custodia, los usuarios deben saber que estos bienes no se hallan bajo la vigilancia de su titular sino de un tercero habilitado con legitimación y responsabilidad de estos efectos.

Nota de crédito bancaria (Boleta de depósito):

Los bancos para la recepción de los depósitos que se efectúen en la cuesta a la vista, suministra un elemento formulario que indefectiblemente debe utilizarse con ese fin y debe se completada por el titular de la cuenta. Se convierte en un “Comprobante” del depósito realizado.

Anotación del titular de la cuenta; A=

Anotación del Banquero; A= (Informa la recepción del depósito) P= (Asume obligaciones del depositario de bienes ajenos)

Como consecuencia de la implementación de la implementación de medios computarizados de emisión de comprobantes, en algunas entidades bancarias, la NC (Nota de crédito) es reemplazada por un ticket que emite el banco.

Resumen de cuenta corriente bancaria:

Los bancos deben enviar a los titulares de las cuentas corrientes bancarias un “resumen mensual” de los

movimientos que el banco a registrado en su cuenta corriente en el curso del mes calendario.

El titular de la cuenta debe efectuar sus “controles” y de no realizar en el plazo de 30 días observaciones a su contenido, se supone su conformidad sobre lo anotado o registrado por el banco en esa cuenta. Se refieren generalmente a cobros que realiza el banco por determinados servicios que brinda o presta, tales como:

1. Entrega de chequeras

2. Entrega de depositeras

3. Impuestos que gravan las actividades bancarias del cliente

4. Intereses de préstamos transitorios

5. Certificados de firmas

6. Copias o duplicados o fotocopias de información del cliente archivada por el banco

7. Cobro de servicios varios.

Documentos que “NO” se registran en contabilidad:

“Un formulario, o elemento documental sólo es registrable cuando implica un cambio del patrimonio. No debe

registrarse sino implica la generación de derechos u obligaciones.”

⮚ Solicitud de cotización:

Es un instrumento mediante el cual un sujeto solicita a otro, la cotización del valor de un bien o de un servicio. Este no es más que una consulta.

El receptor da respuesta a las consultas que se le efectúan pues se siente éticamente obligado, pero no existe obligación legal de dar respuesta a esa consulta.