Investigación detallada

Estudio que se realiza sobre un sistema actual de una organización a fin de conocer y comprender que hace y cómo actúa, para determinar dónde es necesario efectuar  cambios que lo mejoren.

La forma en que se lleva  a cabo la investigación detallada, determina si se reúne la información apropiada; por lo tanto  la información que se pueda obtener en esta fase, condiciona el análisis posterior y por ende, el diseño del nuevo sistema.

Las necesidades y requerimientos son aquellas condiciones y características que debe tener el nuevo sistema, la única forma de poder investigar cuales son estas necesidades y requerimientos es estudiando el sistema actual, recopilando todos los datos relacionados a éste y comprender la situación.

CARACTERISTICAS DE LA INFORMACION REUNIDA

1. Cantidad: la extensión de esta fase varía de acuerdo a cada estudio. La que se necesita es una adecuada planificación del trabajo que permita al hombre de sistemas lograr la información suficiente, ni en exceso ni en defecto.
2. Fuente de información: es importante que la misma sea obtenida directamente de las personas que intervienen en los procesos o realizan las operaciones, ya sea por consulta directa o bien por presencia física en el lugar de trabajo.
3. Precisión: los términos usados deben expresar claramente lo que se quiere registrar.

Es posible determinar una serie de principios de investigación que son de aplicación general:

• Conocimiento del sistema
• Volumen, frecuencia y tiempo empleado
• Datos empleados e información producida.
• Controles utilizados.
• Orientación de los sistemas.

TECNICAS DE RELEVAMIENTO DE INFORMACION

Para reunir los datos y la información relacionados con los sistemas, se usan técnicas de relevamiento que representan distintas formas de llevar a cabo acciones sistemáticas para conseguir esa información. Las técnicas comúnmente usadas son:

1. Entrevistas: consiste en una reunión de dos o más personas donde una de ellas es el hombre de sistemas, que por medio de una conversación reúne información que verbalmente le proporciona el entrevistado. A través de las entrevistas se descubren y verifican hechos del sistema bajo estudio y se detectan problemas. Reúnen información cualitativa como cuantitativa respecto a las políticas, normas y procedimientos. Tipos: estructuradas y no estructuradas. Volumen de datos, formación de analista y perturba campo.

 

2. Cuestionarios: documento compuesto por preguntas, referidas y relacionadas con el tema que se está investigando. Es utilizado cuando existe la necesidad de entrevistar a mucha gente y cuando existe la posibilidad de utilizar preguntas directas y concisas.

Poseen la ventaja de obtener gran cantidad de información. Normalmente se utilizan dos formas de cuestionarios: abiertos y cerrados.

 

3. Revisión de registros y documentación: los documentos y formularios que se utilizan en los sistemas son elementos que brindan una importante información. Otro tipo de información extraída de la revisión de documentos son los volúmenes de la actividad, que surgen de la cantidad de documentos de cada tipo utilizados en un periodo. Datos de 1ª fuente

 

4. Observación personal: la observación personal se trata de un examen que se realiza en el mismo sitio donde se están realizando las operaciones, con el objeto de obtener información en la misma fuente y en el mismo momento en que la información se produce. Se utiliza cuando se quiere ver la manera en que se efectúa una operación, el uso que se le da a una documentación o un procedimiento. Tienen datos de 1ª fuente, estilos informales, formación de analista y perturba campo.

 

TECNICAS PARA DOCUMENTAR LA INFORMACION REUNIDA

Los datos y la información recolectada deben ser registrados y sistematizados para evitar su perdida y organizar los detalles obtenidos, esto permitirá observar donde existe faltante de información o donde la misma presenta fallas o problemas.

Las técnicas normalmente utilizadas son:

• Árbol de decisión: se expresa mediante un diagrama que refleja una sucesión encadenada de condiciones y acciones. A partir de un punto inicial de decisión (raíz) las diferentes alternativas (decisiones) forman los brazos, que a medida que vayan contemplando nuevas condiciones van generando bifurcaciones. Esta técnica obliga que al tener que describir cada acción y condición se identifique cada decisión a tomarse, por lo que la posibilidad de olvidarse de una se reduce. Además esta técnica requiere que se definan con precisión la secuencia de decisiones a tomar.

 

• Tabla de decisión: matrices donde se vuelcan en columnas y renglones las condiciones y las acciones. Cada tabla se constituye con 4 secciones

                                                                Id. De condiciones   Valores de condiciones

                                                               Id. De acciones        Acciones a tomar

                    Tipos: tablas de entrada limitada, tablas de entrada extendida, tablas de entrada mixta.

                       La aplicación de tablas de decisión mejora y dan precisión a las descripciones que se hacen de las actividades administrativas. Da la posibilidad de realizar un análisis correcto. Constituyen una buena herramienta para lograr un lenguaje común.

• Lenguaje estructurado: existen otros procesos que se expresan por medio de acciones directas, esta forma de presentar la lógica de los procesos en un sistema es útil para el diseño de sistemas, ya que sus estructuras se adaptan para el desarrollo de programas. Hay tres formas básicas: estructura secuencial, estructura decisional y estructura iterativa.
• Diagramas: representaciones simbólicas, modelos esquemáticos de los sistemas de las organizaciones. Representan esquemáticamente por medio de un conjunto de símbolos convencionales y de reglas de construcción, las principales características de los sistemas reales. Cada uno de los diagramas reflejara aspectos y detalles diferentes, incluso de una misma situación.

Tipos:

• Diagramas de encadenamiento sectorial: se representan circuitos o rutinas administrativas, siempre bajo una forma sintética. Pone en manifiesto aquellos elementos más representativos, pero sin profundizar en la ejecución de las operaciones.
• Cursograma: representación grafica de las rutinas o procedimientos administrativos, es decir, sintéticamente en forma analógica, la secuencia sistemática de acciones que se efectúan para satisfacer las distintas finalidades de la organización. Ayuda a verificar si la descripción es completa, si hay fallas o errores a fin de encontrar una solución y lograr un procedimiento mas eficiente. Los cursogramas administrativos se utilizan tanto en la fase de relevamiento a fin de registrar la información obtenida, como en la fase de diseño, donde cumplen la función de mostrar el sistema propuesto.
• Diagramas de sistemas: los diagramas de sistemas son propios de aquellos sistemas que usan P.E.D. En estos casos, que el diagrama de sistemas, al mostrar en forma separada las tareas que desarrolla la computadora, actúa como auxiliar del cursograma.

SUBSISTEMA DE PRODUCCION

Conjunto de operaciones necesarias para concretar la elaboración de un bien nuevo a partir de otros bienes que se constituyen en su materia prima. Su objetivo es desarrollar todas las actividades necesarias para transformar la materia prima en productos terminados y su alcance (limites): desde que se decide ordenar la elaboración de una partida de productos, hasta que se obtiene y se contabiliza ese activo.

Modalidades: dependen de varios factores, como el tipo de producto, la tecnología empleada, la materia prima, etc.

• Producción por montaje: constituido por un número de partes que se ensamblan para lograr el artículo deseado. Cada una de esas partes tiene un proceso productivo particular. Ejemplo: metalúrgica.
• Producción continua: suele ser el resultado de una serie de procesos sucesivos sobre un material original. El producto final no está constituido por un conjunto de partes, puede ser un solo producto derivado de una materia prima. Fabricación del papel.
• Producción por ordenes: cuando existe una requisición especifica del cliente, la característica final dependerá del pedido concreto que se haya formulado. Carpintería.
• Producto para stock: el producto esta previamente planificado y la producción programada. Los productos son standars y la producción se encara con anterioridad. Fabricación de artículos del hogar.
• Producción por lotes: producción cada vez que se emite una orden, generalmente cuando se puede aplicar las fuerzas productivas en mas de una línea de producción, para fabricar diferentes artículos.
• Producción en serie: producción que se desarrolla constantemente, la línea de producción esta constantemente dedicada a la elaboración del mismo producto. Ejemplo: automotriz.

CONTROL INTERNO DE LA PRODUCCION

Se destacan las que están vinculadas con el control de stocks:

• Existencia de inventario permanente o registros contables apropiados: se tendría permanentemente actualizado el valor y volumen de las existencias, se posibilitaría un control muy eficaz.
• Realización de inventarios físicos: efectuar periódicamente recuentos de las existencias y confrontar los resultados obtenidos con los saldos que surgen de los ficheros de stocks, para que sean efectivos deben ser sorpresivos. Es necesario realizar uno al final del ejercicio para poder valorizar las existencias.
• Custodia de existencias: bajo la responsabilidad de una sola persona, el lugar debe tener cerraduras y la comodidad para un prolijo ordenamiento de los productos.
• Documentación de todo movimiento de existencias: toda entrada o salida debe estar amparada por un comprobante básico, resulta conveniente que estén pre numerados.
• Ajustes de inventario: cualquier ajuste deberá estar plenamente justificado y autorizado por un responsable ajeno al sector.
• Fijación de stocks máximos y mínimos: cuando el inventario desciende a ese punto debe iniciarse la reposicion, no fijarlos de antemano implica la toma de una decisión no programada, con el esfuerzo y riesgo que esto conlleva.
• Contratación de seguros suficientes: cualquier activo puede sufrir perjuicios economicos, por eso resulta conveniente cubrirse de los posibles siniestros mediante la contratación de seguros.

SUBSISTEMA DE COBRANZA

Conjunto de operaciones necesarias para transformar un activo exigible en un activo liquido. > Acciones necesarias para la percepción efectiva de cierto derecho. Tiene como origen la existencia de un derecho representado en una cuenta o un documento a cobrar.

La operación básica de cobranza abarca todas las operaciones que se comprenden desde el momento en que se detecta que un crédito está en condiciones de ser cobrado, hasta que los valores resultantes de la cobranza son ingresados y contabilizados en la empresa.

Formas de cobranza

Puede asumir diversas formas de acuerdo al tipo de empresa que se trate, de las características de los deudores, etc.

• Cobranza en caja: el cliente se traslada hacia la empresa para realizar el pago de la deuda.
• Cobranza por cobradores: la empresa sale a cobrar directamente al domicilio del deudor.
• Cobranza por repartidores: realizada directamente por el repartidor que efectúa la entrega de la mercadería. Es una variante de cobranza por cobradores.
• Cobranza por depósito bancario: el deudor efectúa el pago depositando el importe adeudado en la cuenta corriente del acreedor.

Control interno en la cobranza: se clasifican en dos grupos:

• Las generales de movimientos de fondos:
• Separación entre el manejo de fondos y a registración.
• Concentración de la responsabilidad de la custodia de fondos.
• Separación de los fondos de cobranzas con pagos
• Rotación del personal interviniente
• Contabilización de las operaciones
•  
• Conciliaciones bancarias.
• Propias de cobranzas:
• Utilización de recibidos prenumerados: una copia de cada recibo debe quedar en el talonario. No dejar recibos en blanco. De todo recibo emitido debe haber una copia.
• Liquidación inmediata de la cobranza:: las cobranzas que se realizan fuera de la empresa lleguen cuanto antes a la tesorería o al banco. Se obtiene un control de las disponibilidades.
• Control de los valores recibidos por correspondencia: no se emite recibo que ampare el ingreso. Es conveniente que se realice una planilla con el detalle de los valores recibido para que vaya a caja.
• Concesión de descuento por pronto pago: no deben ser autorizados por quien efectúa la cobranza y emite el recibo. Evitar el posible fraude,
• Endoso restrictivo de cheques recibidos: un sello que significa que ese solo podrá ser depositado en la cuenta de la empresa.
• Cheque para depositar posteriormente: no aceptar cheques postdatados ya que si entre la fecha de recepción y la de cobranza, le ocurre algo al librador, será muy difícil cobrarlo.
• Transferencia de dinero o valores: la transferencia quede documentada, debe procurarse que la rendición sea directa al destinatario final.
• Custodia de documentos a cobrar: no queden en poder de quien efectúa el cobro o recibo de fondos, si no en personas que no tengan acceso a las disponibilidades.
• Depósito íntegro e inmediato de las cobranzas: diariamente se realice el depósito total de la cobranza y al mismo tiempo emitir un cheque para extraer los fondos.
• Análisis de facturas de notas de debito pendientes.
• Selección de comprobantes de próximo vencimiento (o vencidas no cobradas)
• Ordenamiento de comprobantes
• Emisión de listados por el cobrador
• Verificación de la documentación para la gestión de cobro
• Emisión de recibos
• Cotejo de recibos emitidos contra planillas de cobro
• Emisión de planilla de caja
• Recepción de documentación interviniente
• Registración en diarios y subsidiarios.

 

SUBSISTEMA DE PAGOS

Conjunto de operaciones necesarias para cancelar una obligación contraída. Tiene como origen la existencia de una obligación hacia un tercero representada en una cuenta o documento a pagar y produce como resultado el egreso de dinero o un cheque. Su objetivo es cancelar en tiempo y forma las obligaciones contraídas por la empresa.

El Pago abarca todas las operaciones que se emprenden desde el momento en que se percibe la necesidad de abonar una obligación, hasta que los valores que cancelan la deuda son entregados al acreedor y se obtiene el comprobante del Pago efectuado. (LIMITES/ALCANCE)

Formas de pago

• Pago a proveedores por correspondencia: cancelar la obligación enviando un cheque por correspondencia al domicilio del acreedor. La constancia no se obtendrá hasta tanto el proveedor no envíe el correspondiente recibo.
• Pago a proveedores del proveedor: el cheque es retenido en la empresa hasta que se presente el proveedor a retirarlo. El recibo se obtiene en el mismo momento en que se efectúa el Pago
• Pago en las oficinas del proveedor: el cheque es llevado directamente a las oficinas del proveedor. En el mismo momento en que se efectiviza el pago se obtiene el recibo.
• Pago en bancos: el pago debe ser efectuado en la entidad bancaria quien se encargara de acreditar esos importes al acreedor.
• Pago por medio de bancos: el deudor encarga el Pago, en lugar de ser el acreedor quien encomienda la Cobranza. Los bancos suelen ofrecer el servicio de Pago a proveedores por medio de Órdenes de Pago.
• Pago en efectivo: se utiliza un fondo fijo, se extrae el dinero necesario contra presentación de los comprobantes necesarios que justifiquen la erogación. En el fondo fijo tiene que estar siempre el mismo importe.
• Pago de sueldos y jornales: suele hacerse en efectivo, previa extracción del banco, del dinero necesario para abonar la nómina.

Control interno de los pagos

Las normas de control interno aplicables pueden ser clasificadas en dos grupos:

Las generales de movimientos de fondos:

• Separación entre el manejo de fondos y a registración.
• Concentración de la responsabilidad de la custodia de fondos.
• Separación de los fondos de cobranzas con pagos
• Rotación del personal interviniente
• Contabilización de las operaciones
•  
• Conciliaciones bancarias.

Las aplicables a Pagos:

• Pago en cheques: norma básica que rige a los Pagos de la empresa, casi un principio general. Ella implica que todo Pago debe ser efectuado mediante el libramiento de un cheque. Esta norma disminuye el riesgo y posibilita un mejor control, ya que toda operación de pago debe pasar por un Banco y de esa manera queda registrada en la contabilidad del mismo.
• Forma de emisión del cheque: el cheque puede ser emitido al portador (el titular es quien lo posee), a la orden (el beneficiario es quien cuyo nombre figura en el frente o quien lo ha recibido por endoso) o no a la orden (debe efectuarse por sesión civil, mediante un escribano). Para evitar riesgos en la emisión y circulación de los cheques que son librados para efectuar Pagos, los mismos deberían ser emitidos a la orden o no a la orden del acreedor, pero en ambos casos con cruzamiento a depositar en cuenta.
• Pago amparado con la totalidad de los comprobantes básicos y anulaciones de los mismos: en el momento de firmar un cheque debe exigirse la presentación de los comprobantes básicos que demuestran la necesidad de efectuar el Pago. Debe sellarse con “pagado” y tener fecha y numero del cheque.
• Cheques con dos firmas: deben ser firmados por dos funcionarios de la empresa, se evita el riesgo de que un apoderado pueda disponer de si solo todos los fondos depositados en bancos.
• Control de cheques anulados: los cheques que se anulan deben quedar adheridos a la libreta de cheques.
• Existencia de fondo fijo: debe fijarse un monto hasta el cual los gastos son compensables por el fondo fijo, de manera que si se supera esa cifra el Pago debe efectuarse con cheque. Además se fija que funcionarios pueden autorizar erogaciones en el fondo fijo.
• Liquidación y pago de sueldos y jornales: requieren que exista una separación de funciones entre quien controla la asistencia, quien prepara la liquidación de los haberes y quien efectúa el Pago.

SUBSISTEMA DE COMPRA

Conjunto de operaciones efectuadas para posibilitar la adquisición de un bien. Se origina en la existencia de una necesidad de aprovisionamiento y produce como resultado la incorporación de un nuevo bien en el activo de la empresa. Abarca desde que se detecta la necesidad de efectuar la adquisición, hasta que el bien comprado es recibido y contabilizado su ingreso.