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Diseño, gestión y evaluación de proyectos

Atributos de un proyecto
Un proyecto es un intento por lograr un objetivo específico mediante un juego único de tareas interrelacionadas y el uso efectivo de los recursos. Posee los siguientes atributos
• Un objetivo bien definido, se define en términos de alcance, programa y costos. Además, se espera que el alcance del trabajo se logrará con calidad y a satisfacción del cliente.
• Se lleva a cabo mediante una serie de tareas interdependientes, un número de tareas no repetitivas que es necesario realizar en un cierto orden con el fin de lograr el objetivo del proyecto.
• Utiliza recursos, los cuales pueden incluir personas, organizaciones, equipos, materiales e instalaciones.
• Tiene un marco de tiempo específico, o tiempo limitado. Tiene un tiempo de inicio y una fecha para la cual se tiene que lograr el objetivo.
• Un proyecto puede ser un intento único.
• Tiene un cliente. El cliente es la entidad que proporciona los fondos necesarios para el logro del proyecto; puede ser una persona, una organización. La persona que administra el proyecto y su equipo tienen que cumplir con éxito el objetivo fijado para satisfacer al cliente.
• Por último, el proyecto incluye un grado de incertidumbre.
Por lo general el logro exitoso del proyecto está limitado por cuatro factores: alcance, costo, programa y satisfacción del cliente.
El alcance de proyecto, es todo el trabajo que se tiene que realizar con el fin de que el cliente quede satisfecho de que las entregas, cumplan con los requisitos o los criterios de aceptación acordados al inicio del proyecto.
El costo de un proyecto es la cantidad que ha convenido pagar al cliente por las entregas aceptables del proyecto. Se basa en un presupuesto que incluye un estimado de los costos, relacionados con los diversos recursos que se usarán para realizar del proyecto.
El programa es la relación de tiempos que especifica cuándo se de iniciar y terminar cada actividad. Por lo general el objetivo debe expresar el tiempo en el cual se tiene que completar el alcance del proyecto en términos de una fecha específica, acordada entre el cliente y la persona que realiza el trabajo.
El objetivo del proyecto es completar el alcance dentro del presupuesto para una fecha determinada, a satisfacción del cliente. Para ayudar a asegurar el logro de ese objetivo, es importante desarrollar un plan antes del inicio del proyecto; este debe incluir todas las tareas de trabajo, los costos relacionados y los estimados del tiempo necesario para terminarlos.

¿Qué es un proyecto?
Es un conjunto de actividades integrales con un inicio y una finalidad definicda que utiliza recursos limitados para lograr un objetivo deseado.
Es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.
Temporal: significa que cada proyecto tiene un comienzo definido y un final definido. Temporal no significa necesariamente de corta duración. Los proyectos no son esfuerzos continuos.
Productos, servicios o resultados únicos: un proyecto crea productos entregables únicos. Los proyectos pueden crear:
• Un producto o artículo producido, que es cuantificable.
• La capacidad de prestar un servicio.
• Un resultado como salidas, documentos.
La singularidad es una característica importante de los productos entregables de un proyecto.
Elaboración gradual: significa desarrollar en pasos e ir aumentando mediante incrementos.
La elaboración gradual de las especificaciones de un proyecto debe ser coordinada cuidadosamente con la definición adecuada del alcance del proyecto.
Los proyectos difieren de las operaciones primordialmente en que las operaciones son continuas y repetitivas, mientras que los proyectos son temporales y únicos, aunque comparten características en común como que son realizados por personas, se encuentran restringidos por los recursos, se planifican, ejecutan y controlan.

Dirección de proyectos
La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto. Se logra mediante la aplicación e integración de los procesos de dirección de proyectos de inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control, y cierre. El director del proyecto es la persona responsable de alcanzar los objetivos del proyecto.
La dirección de un proyecto incluye:
-Identificar los requisitos
-Establecer unos objetivos claros y posibles de realizar
-Equilibrar las demandas concurrentes de calidad, alcance, tiempo y costes
-Adaptar las especificaciones, los planes y el enfoque a las diversas inquietudes y expectativas de los diferentes interesados.
Existe una triple restricción-alcance, tiempos y costes de proyecto-la calidad del proyecto se ve afectada por el equilibrio de estos tres factores, si cambia cualquiera de ellos se ve afectado cualquiera de los otros.

Ciclo de vida del proyecto
Para facilitarla gestión pueden dividir los proyectos en fases, con los enlaces correspondientes a las operaciones de la organización ejecutante. El conjunto de estas frases se conoce como ciclo de vida del proyecto.
El ciclo de vida del proyecto define las fases que conectan el inicio de un proyecto con su fin.
Las trasferencias de una fase a otra generalmente implica y está definida por alguna forma de transferencia técnica.
Los ciclos de vida del proyecto generalmente definen:
• Qué trabajo técnico se debe realizar en cada fase
• Cuándo se deben generar los productos entregables en cada frase y cómo se revisa, verifica y valida cada producto entregable
• Quién está involucrado en cada fase
• Cómo controlar y aprobar cada fase.
La mayoría de los ciclos de vida comparten características:
• Las fases son secuenciales y están definidas por alguna forma de transferencia técnica
• El nivel de coste y de personal es bajo al comienzo, alcanza su nivel máximo en las fases intermedias y cae rápidamente cuando el proyecto se aproxima a su conclusión.
• El nivel de incertidumbre es más alto al inicio del proyecto.
• El poder que tienen los interesados en el proyecto para influir es más alto al comienzo y decrece gradualmente a medida que avanza.

Características de las fases del proyecto
La conclusión y la aprobación de uno o más productos caracteriza a una fase del proyecto. Un producto entregable es un producto de trabajo que se puede medir y verificar. Los productos entregables, y en consecuencia las fases, son parte de un proceso generalmente secuencial, diseñado para asegurar el adecuado control del proyecto y para obtener el producto o servicio deseado, que es el objetivo del proyecto. Las fases se pueden subdividir en subfases en función del tamaño, complejidad, nivel de riesgo y restricciones del flujo de caja. Cada subfase se alinea con uno o más productos entregables específicos para el seguimiento y control.
Una fase concluye con una revisión del trabajo logrado y los productos entregables, a fin de determinar la aceptación, tanto si aún se requiere trabajo adicional como si se debe considerar cerrada la fase.
La definición del ciclo de vida del proyecto también identificará qué tareas de transición al final del proyecto están incluidas y cuáles no, a fin de vincular el proyecto con las operaciones de la organización ejecutante. Debe tenerse cuidado en distinguir entre el ciclo de vida del proyecto y el ciclo de vida del producto. El ciclo de vida del producto que comienza con el plan de negocio, para por la idea, hasta llegar al producto, las operaciones y la retirada del producto. El ciclo de vida del proyecto atraviesa una serie de fases para crear el producto, las organizaciones consideran el ciclo de vida del proyecto como parte del ciclo de vida del producto.
Los interesados del proyecto son personas y organizaciones que participan en forma activa en el proyecto o cuyos intereses pueden verse afectados como resultado de la ejecución del proyecto o de su conclusión. También pueden influir sobre los objetivos y resultados del proyecto. Pueden influir de manera positiva o negativa. De manera positiva son aquellos que normalmente se beneficiarían de un resultado exitoso del proyecto, mientras que los que influyen negativamente son aquellos que ven resultados negativos como consecuencia del éxito del proyecto.
Entre los interesados clave de los proyectos de encuentran:
• Director del proyecto: responsable de dirigirlo
• Cliente/usuario: persona u organización que utilizará el producto del proyecto
• Organización ejecutante: la empresa cuyos empleados participan más directamente en el trabajo del proyecto
• Equipos de dirección del proyecto: miembros del equipo que participan directamente
• Patrocinador: la persona o grupo que proporcionan los recursos financieros, monetarios o en especie, para el proyecto
• Influyentes
• Oficina de Gestión de Proyectos.
El sistema de gestión de proyectos es el conjunto de herramientas, técnicas, metodologías, recursos y procedimientos utilizados para gestionar un proyecto. Puede ser formal o informal, y ayuda al director del proyecto a gestionar de forma eficaz un proyecto hasta su conclusión. El sistema es un conjunto de procesos y de las funciones de control correspondientes, que se consolidan y combinan en un todo funcional y unificado. El sistema se ajustará o adaptará a cualquier exigencia impuesta por la organización.


Fases de la administración de un proyecto

1-Definir el proyecto (Inicio)
• Definir el alcance del proyecto
• Las metas que se desean alcanzar deben tener criterios específicos, ser realistas, tener un componente de tiempo, ser mesurables, contar con el acuerdo de participantes claves
• Determinar los recursos
• Identificar riesgos y restricciones
2-Crear el plan (planeación): la planeación del proyecto es el corazón de la administración de proyecto. Define el alcance, los recursos y el tiempo requerido, y permite mantenerlos en balance.
El plan del proyecto muestra:
 Exactamente cuantas y que tareas necesitan realizarse
 Quien hará cada tarea
 El costo estimado de cada una de las tareas y del proyecto completo (presupuesto)
 La secuencia de las tareas, la dependencia entre ellas
 La duración estimada de cada tarea y longitud del proyecto global (calendario)
 Documento del plan
3-Perseguir y mantener el plan (ejecución y control): ejecutar el plan, monitoreando y controlando para saber si estamos sobre el objetivo, que falta para lograrlo o que se puede cambiar del plan.
4-Proyecto terminado (cierre): Una vez que las metas del proyecto han sido alcanzadas y reunidos los criterios que firmen el fin del proyecto, es tiempo de cerrarlo formalmente. Esta etapa posibilita la aplicación de las experiencias a proyectos futuros.

Proyect Manager:
Es el conjunto de conocimientos, habilidades herramientas y técnicas que se aplican a la actividad
a realizar, para satisfacer las necesidades del proyecto.


Éxito del proyecto
• Logro del objetivo fijado
• Cumplimiento en tiempo
• Apego a la VISION
• Usuario satisfecho
• Reconocimiento del trabajo
• Resultados palpables
• Desarrollo de relaciones a largo plazo con involucrados clave u miembros del equipo
• Existe un nuevo producto, servicio o proceso de calidad
Razones por las que fallan los proyectos
• No hay suficientes recursos disponibles para terminarlo
• No se autoriza tiempo suficiente para completarlo
• Expectativas poco claras del proyecto conducen a resultados inapropiados o incompletos
• El plan es poco realista u omite tareas o recursos clave
• Se desperdicia tiempo y recursos
• No hay controles adecuados que anticipen los problemas o que les aborden de inmediato una vez que suceden
• Existe mala comunicación entre los participantes clave
• No se aprovechan experiencias de proyectos anteriores
• El estilo de liderazgo del Gente de Proyecto no es adecuado
• El personal no es el apropiado o no es suficiente


Presupuesto del proyecto:
Es un plan integrador y coordinado expresado en términos financieros de las operaciones, capital humano y recursos de la entidad con objetivos comunes a todas las áreas de la organización para un período futuro determinado.
Objetivos
 Previsión: reconocer lo necesario
 Planeación: qué y cómo se hará
 Organización: quién y con qué recursos
 Coordinación_ ordenadamente
 Control: que se realice lo planeado
Finalidad
*Planeamiento y tiempo
*Control y responsabilidad de resultados

Clasificación
- Según flexibilidad: rígidos / variables
- Según tiempo: A corto / a largo plazo
- Según campo de aplicación:
-Organización: x operación/ x financiamiento/ x proyecto
-Personal
- Según sector económico: público (se parte de los gastos) / económico (se parte de los objetivos)
-Según técnica de evaluación: estimados / standard
 

Requisitos para un buen presupuesto:

Etapas del presupuesto
1. Fijar objetivos
2. Elaborar presupuestos x partic/ tareas
3. Elaborar presupuesto global
4. Aprobación
5. Ejecución y control
6. Evaluación
Control del presupuesto
 Comparando resultados reales con presupuesto
 Análisis de desviaciones: x áreas/ x vol. – cant / x precio
 Medidas correctivas
 

Presupuesto base 0: se evalúa cada año, cada programa y gastos sin tomar en cuenta las experiencias pasadas.