Teoría de sistemas : Nuevo paradigma científico a una teoría de la organización o a una metodología de la administración
Conceptos básicos de la teoría general de sistema :
- Interrelacion entre los elementos del sistema: Los elementos no relacionados no forman parte del sistema.
- Totalidad: El sistema complejo como una totalidad , no dar soluciones a partir de una parte del sistema o de un problema concreto.
- Teleologia : Los sistemas buscan objetivos implícitos y esos obvetivos tienden a la supervivencia
- Exsistencia de un ciclo : Insumos , procesos y productos. Materia prima, dinero e información que ingresan , sufren una transformación dentro de la organización y salen en productos.
- Entropia : Los elementos , si no se mantienen ordenados, tienden a un desorden
- Jerarquia y diferenciación: Jerarquia implica niveles de sistemas o subsistemas.
- Regulacion o control por retroacción : La información acerca de las salidas que va a permitir ajustar el comportamiento de la empresa para el logro de los objetivos . El control nos permitirá determinar desvíos en la ejecución y corregirlos.
Teoria de la organización
Modelo formal o modelo mecanico :
Coincide con el enfoque clásico cerrado en la división de las tareas por especialidades y
Modelo organicista
Estudiar la organización a partir de una nueva analogía biológica.
Hay un mecanismo de homeostasis , mecanismo que incorporado a las orga. Sociales les permite lograr una estabilidad y permanencia a través del tiempo
LAS ORGANIZACIONES SON SISTEMAS CARACTERIZADOS:
- COMPLEJIDAD
- ARTIFICIALIDAD: La interaccion entre los componentes del sistema no son relaciones naturales , sino relaciones diseñadas por el hombre.
- APERTURA: Intercambio cíclico de energía con el ambiente , secuencia ¨ENTRADAS- PROCESOS- SALIDAS¨ y retroalimentación .
Condiciones que caracterizan al ambiente:
- Que este constituido por variables no controladas por la organización.
- Que los factores que constituyen el ambiente sean relevantes para la orgenizacion.
El limite la zona donde el intercambio de energía es mas bajo que en el resto del sistema.
- INTENCIONALIDAD: La organización funciona en torno de determinados objetivos y sus actividades tienden a la consecución de los mismo.
DEFINICION DE LIMITES
Los limites que separan al sistema de su ambiente.
El medio ambiente se estructura con todos los elementos no incluidos en el sistema total , es decir, aquellos sobre los cuales el que toma las decisiones no tiene contro.
Estructuracion de los subsistemas
Una vez que se identificaron los objetivos, pueden agruparse las actividades que buscan objetivos comunes o que se refieren a las funciones relacionadas.
Tomar en cuenta los objetivos para determinar cuales son las actividades fundamentales de una empresa.
QUE ES UN SISTEMA ADMINISTRATIVO?
Los sistemas administrativos , una red de procedimientos relacionados de acuerdo con un esquema integrado, tendientes al logro de fines.
El termino ADMINISTRATIVO es aplicable a toda actividad que se requiere de información.
Los tipos de actividades que comprende un sistema administrativo: Los subsistemas de compras, pagos, producción , ventas y cobranzas.
LOS ELEMENTOS:
- Un conjunto de personas ubicadas en distintos niveles y con distintas atribuciones
- Un conjunto de recursos físicos compuesto por edificios, instalaciones, maquinaria, compurtadoras.
- La información es el elemento administrativo por excelencia , al materia prima de la administración.
QUE FUNCIONES CUMPLE ?
La idea central de que un sistema administrativo es el conjunto integrado de los procedimientos necesarios para concretar en actividades los objetivos de una empresa y además generar la información para el control de los resultados alcanzados.
La definición de un sistema administrativo debe atender a la ejecución de actividades en función de los objetivos( eficacia), al costo de las actividades ( eficiencia), a la seguridad de los bienes y valores involucrados ( control interno) y a las necesidades de información para la toma de decisiones ( información gerencial)
La eficacia , hacer las cosas que se deben hacer; eficiencia, hacer las cosas bien.
LA EFICACIA:
Un sistema administrativo debe posibilitar que las operaciones se ejecuten en el tiempo y en la forma planeada para lograr de esa forma las metas establecidad.
Los sistemas administrativos serán los encargados de especificar los pasos por seguir, las normas que deben cumplirse para asegurar la calidad y la vinculación entre los distintos procesos a fin de cumplir con las metas establecidad.
CONTROL INTERNO
El objetivo principal la protección de los archivos, es decir, de los valores y bienes involucrados en las operaciones de una empresa.
El control interno es por naturaleza interno al sistema que integra y tiene como finalidad prevenir y evitar condiciones propicias para la comisión de errores, anomalías o fraudes.
Objetivos:
- EFICACIA DE LOS PROCEDIMIENTOS Y CONTROLES.
- EFICIENCIA OPERATIVA.
- SEGURIDAD DE LOS BIENES Y VALORES INVOLUCRADOS.
- CONFIABILIDAD DE LA INFORMACION.
REQUERIMIENTO DE INFORMACION
Los sistemas administrativos es la captura de datos sobre las operaciones para luego procesarlos según los requerimientos de información de los distintos niveles decisorios: de esta manera se va estructurando la pirámide informativa.
La información que se debe disponer en un sistema administrativo debía satisfacer distintos requerimientos : para el control de las operaciones , para cumplir requisitos contables , para uso de gerencia.
EL ROL DEL ANALISTA
La tarea de organizar una empresa es escencialmente prescriptiva, se preocupa de normalizar el comportamiento para asegurar el logro de sus propósitos.
Se denomina analista de organización y métodos a los responsables de estudiar la estructura y los flujos de trabajo administrativo.
En materia de conocimiento debe poseer formación y experiencia sobre variados temas y técnicas para enfrentar con éxitos los desafíos de su actividad.
HERRAMIENTAS:
- DIAGRAMAS: Permite mediante graficos y símbolos , la programación de actividades y la modelización de sistemas administrativos
- CURSOGRAMAS: Tambien denominado diagrama de procedimientos , es una técnica analítica que permite describir sistemas administrativos en forma clara y lógica, facilitando una impresión visual del movimiento o flujo de la información.
SUBSISTEMA VENTAS
- RECEPCION DEL PEDIDO: Requerimiento de los productos o servicios comercializados por la organización. Este requerimiento es captado por el vendedor mediante una NP Y luego será valorizado en Admnistracion de ventas.}
- APROBACION DEL CREDITO: El dto de Creditos recibe la NP. , con el objeto de determinar el otorgamiento o no del crédito del cliente .
- PREPARACION DEL PEDIDO: En el dto de almacenes reciben la NP. Con el objeto de controlar si hay existencia para preparar las mercaderías y los remitos que enviaran a Expedicion . El remito es el comprobante que emite parte vendedora para entregar lo vendido en el domicilio indicado por el comprador .
- DESPACHO: El sector de facturación , o driectamente contaduría , a partir de la copia del remito , procede a confeccionar las facturas
- REGISTRACION: La tarea de registración a cargo de contaduría , comprende dos procesos : uno diario de pase de las operaciones al subdiario de ventas y acyualizacion de la cuenta corriente del ciente y otro mensual , consiste en el asiento resumen de ventas.
INFORMACION:
Como se modifican los subsistemas básicos?
Los principales archivos a los que accederán los sectores que intervienen en este subsistema y también y también los sectores relacionados con el circuito de cobranzas, son: MAESTRO DE CLIENTES , CUENTA CORRIENTE, STOCK DE PRODUCTOS TERMINADOS, LISTA DE PRECIOS, VENDEDORES, PEDIDOS PENDIENTES.
- Recepcion de pedido: ,Cuando se recibe el pedido , por el nombre o numero del cliente se ingresara al archivo, de donde obtendremos sus demás datos. A partir de ese momento el programa valorizara el pedido( lista de precios) , verificara si hay producto en existencia ( stock) y si el cliente tiene crédito para utilizar ( cta. Cte)
- Aprobacion del crédito: El empleado interactua con el sistema al aparecer en pantalla la solicitud ingresada por el vendedor y en tanto el crédito aprobara o rechazara
- Preparacion del pedido: Si el pedido es aprobado , automáticamente el sistema emitirá los remitos en el sector de almacenes . El sector solo debe preparar la mercadería y entregarla a Expedicion
- Despacho: Expedicion recibe las mercaderías con los remitos , pero además podrá disponer de la hoja de ruta preparada por el computador y lista para organizar la entrega.
- Facturacion: dos variantes: que la factura se haya emitido por sistema junto con el remito; que se espere la conformación del remito por el cliente , para disparar el proceso de facturación . Ambos casos se disponen en archivo los datos del ciente , los productos despachados , los precios, etc.
- Resgistracion: Los datos de la facturación son capturados en el subdiario de ventas y se actualizan las cuentas corrientes de los clientes , archivos de pedidos pendientes y se obtiene la información para la gerencia.